Taloyhtiön tietosuoja on yhtä hyvä kuin isännöinnin

Toukokuun lopussa aletaan noudattaa uutta tietosuoja-asetusta, joka lisää velvollisuuksia henkilötietoja käsitteleville organisaatioille. Näitä ovat muun muassa taloyhtiöt. Käytännössä isännöinti huolehtii asiakastaloyhtiöidensä henkilörekistereistä. Monessa isännöintiyrityksessä käydään kiireisesti läpi tietojärjestelmiä ja arkistoja, kun tietosuoja-asetuksen siirtymäaika lähestyy loppuaan. Hankalimpia ovat paperimapit, jotka on käytävä läpi käsin.

– Henkilötietojen keruu on helppoa, mutta niistä eroon pääsy voi olla yllättävän vaikeaa. Ei ole tavatonta, että yrityksestä löytyy mappeja, joiden ei muistettukaan sisältävän henkilötietoja, asianajaja Markus Myhrberg Lexiasta muistuttaa.

Myhrberg oli yksi kouluttajista Isännöintiliiton tietosuoja-asetuskoulutuksessa, johon osallistui noin 130 isännöitsijää. Helmikuussa pidetyn koulutuksen tavoitteena oli kerrata tietosuoja-asetuksen pääpiirteet, sovellukset isännöintialalle sekä antaa mahdollisuus tarkentaville kysymyksille.

Taloyhtiön vai isännöinnin rekisteri?

Isännöinnin kaksoisrooli taloyhtiön sopimuskumppanina ja käytännön asioiden johtajana tuo oman haasteensa henkilörekisterien hallintaan. Rekistereitä ylläpitäessä pitää tehdä selkeä ero taloyhtiön ja isännöintiyrityksen rekisterien välillä. Taloyhtiön rekisteitä ovat muun muassa osakasluettelo, asukasluettelo, remonttirekisteri ja vaikkapa sähköisen lukituksen hallintarekisteri.

– Hallitus vastaa, että taloyhtiön rekisterit kunnossa. Käytännössä isännöinti huolehtii rekisterinpitäjän velvollisuuksista, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallmén toteaa.

Isännöinnin ja hallituksen tulisi käydä tarkkaan läpi, mitä rekistereitä taloyhtiöllä on käytössä, keiden kanssa henkilötietoja jaetaan, ja mitä tietoja tulevaisuudessa kerätään ja mihin tarkoitukseen. Rekistereistä ja niiden tarkoituksista on kerrottava asukkaille ja osakkaille. Riittävällä tiedottamisella vähennetään kysymyksiä.

 Talon tavat kuntoon

Isännöintiyrityksen äänen koulutukseen toi Tapiolan Lämmön tietohallintojohtaja Mikael Federley, joka painotti ”talon tapojen” tärkeyttä.

– Prosessien kuvaaminen on erittäin tärkeää, jotta tiedetään mitä tehdään esimerkiksi, kun asukas tai osakas tulee tietopyynnön kanssa isännöintiyritykseen, hän sanoi.

GDPR:n mukaan rekisteröidyllä eli asukkaalla tai osakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on taloyhtiön tai isännöintiyrityksen rekistereissä. Silloin on tärkeää, että isännöintiyrityksessä tiedetään, mitä tietoja henkilöstä löytyy ja kuinka kauan niitä täytyy säilyttää. Henkilötietoja sisältävistä paperimapeista kannattaisi päästä eroon jo hyvissä ajoin ennen ensimmäistä tietopyyntöä.

Isännöintiliiton Mappi-jäsenpalvelu sisältää tietosuoja-asetukseen liittyvän jäsenohjeen ja tietojenkäsittelysopimuksen (isännöintisopimuksen sopimusliite) sekä mallit tietosuojaselosteista isännöintiyritykselle ja taloyhtiölle. Mappi-jäsenpalvelun käyttö on maksutonta kaikille jäsenyrityksille henkilökuntineen.

Uutishuoneeseen