Takaisin Isännöintiliitto : Isännöinti-lehti : Huoneistotietojärjestelmä : Taloyhtiön data siirtyy verkkoon Taloyhtiön data siirtyy verkkoon Isännöinti-lehti: 2/2022 Julkaistu: 28.3.2022 Huoneistotietojärjestelmän seuraava vaihe on jo käynnissä. Mitä se tarkoittaa isännöinnille? Huoneistotietojärjestelmän kehittämisen seuraava vaihe alkoi viime syksynä ja kestää vuoden 2026 loppuun. Siinä ei enää puututa osakeluetteloiden siirtoon, vaan tavoitteena on rakentaa yhteinen, vakioitu toimintamalli taloyhtiön hallinnollisten tietojen välittämiseen eri tietojärjestelmien välillä. Tällä hetkellä määritellään, mitä tietoja vakioidaan ja millaisten perustietojen ylläpitäminen huoneistotietojärjestelmässä tulee taloyhtiöille pakolliseksi. Perustiedot liittyvät taloyhtiön korjauksiin ja muutostöihin sekä osakaskohtaisiin taloyhtiölainoihin. Määrittelyjen on tarkoitus valmistua vuoden 2022 aikana. Muiden kuin perustietojen tallentamisen ja käytön mallit ja lainsäädäntö valmistellaan perustietojen jälkeen omana kokonaisuutenaan. Eroon turhasta työstä Huoneistotietojärjestelmän kehittämisestä vastaava maa- ja metsätalousministeriö teki helmikuussa isännöitsijöille, taloyhtiöiden edustajille ja kiinteistönvälittäjille kyselyn, jolla selvitettiin taloyhtiöiden hallinnollisten tietojen käyttöä toimintamallien pohjaksi. Kyselyyn vastanneista isännöitsijöistä 72 prosenttia siirsi isännöinnin vaihtuessa uuden taloyhtiön tiedot paperiarkistosta tai pdf-tiedostosta käsin omaan järjestelmään. Jos tieto on sähköisessä muodossa, isännöinnin työ vaihdostilanteissa helpottuu. Aikaa säästyy ja myös virheiden mahdollisuus vähenee. Tämä on isännöinnin kannalta keskeinen tavoite, kun suunnitellaan huoneistotietojärjestelmään liittyviä yksityiskohtia: taloyhtiöiden hallinnon hoidon pitää helpottua. − Kun tiedot on standardisoitu, tieto voi liikkua jouhevammin. Se mahdollistaa isännöintiyrityksille myös uutta liiketoimintaa. Vaikka isännöitsijäntodistuksen antaminen muuttuisi jatkossa, isännöinnin velvollisuus ylläpitää tietoja ei muutu. Nyt viimeistään on syytä varmistaa, että isännöintisopimuksissa on huomioitu isännöinnin velvollisuus jatkossakin ylläpitää tietoja, Isännöintiliiton toimitusjohtaja Mia Koro-Kanerva sanoo. Mitä tietoja pitää päivittää? Maa- ja metsätalousministeriön kyselyyn vastanneet isännöitsijät, taloyhtiöiden edustajat ja kiinteistönvälittäjät pitivät hyödyllisimpinä saada valtakunnallisesta järjestelmästä yhtiön perustiedot, tekniset tiedot sekä kunnossapitoon liittyvät asiat, kuten tehdyt perusparannukset ja korjaustyöt, kunnossapitotarveselvitykset ja -suunnitelmat. Isännöinti ylläpitää jatkossakin tietoja taloyhtiön puolesta ja vastaa niiden oikeellisuudesta. Isännöintiliiton mielestä yksittäisen isännöitsijän tai isännöintiyrityksen vastuu ei saa lisääntyä nykyisestä. Myös vastuukysymyksiä pohditaan tällä hetkellä maa- ja metsätalousministeriön määrittelytyöryhmissä. Yksi kysymys liittyy siihen, minkä tietojen tallentaminen olisi pakollista. Ministeriön kyselyyn vastanneista 29 prosenttia piti hyödyllisenä, että pysyvien tai harvoin – esimerkiksi vuosittain – muuttuvien vakioitujen tietojen tallentaminen huoneistotietojärjestelmään olisi yhtiölle pakollista. 55 prosenttia kannatti tietojen tallentamisen pakollisuutta, jos yhtiöllä on tähän hallinnolliset edellytykset. Hallinnolliset edellytykset voivat liittyä siihen, että taloyhtiöllä on ammattimainen isännöitsijä, tiedot siirtyvät isännöintijärjestelmästä rajapinnan kautta ilman eri toimenpiteitä tai esimerkiksi taloyhtiön kokoon. Kyselystä selvinneet näkemykset vaikuttavat siihen, millaiseksi huoneistotietojärjestelmän toimintamalli rakennetaan. Uusia mahdollisuuksia isännöinnille Isännöintiliitto toivoo, että huoneistotietojärjestelmän kehittämisen myötä isännöinnin asiointi viranomaisten kanssa helpottuu mahdollisimman paljon. Lisäksi ajantasaisen tiedon täytyy olla isännöinnin käytettävissä maksutta ja kellon ympäri, seitsemänä päivänä viikossa. Huoneistotietojärjestelmästä on yhteys rajapintojen kautta myös muihin rekistereihin, kuten väestötietojärjestelmään. Jatkossa siis isännöinti voisi teoriassa saada suoraan tiedon esimerkiksi taloyhtiöön sisälle ja pois muuttavista henkilöistä tai valmistuvan rakennuksen ja sen huoneistojen varusteista. Maa- ja metsätalousministeriön kyselyyn vastanneista isännöitsijöistä 74 prosenttia ilmoittikin, että hyödyntäisi mahdollisuutta saada tietoja väestötietojärjestelmästä. Rakennetun ympäristön keskeisiä tietoja puolestaan kerätään valtakunnalliseen tietojärjestelmään Ryhti-hankkeessa. − Tulevaisuudessa isännöinti voi saada rajapintojen kautta omiin järjestelmiinsä muun muassa taloyhtiön rakennusten tehtyihin ja tuleviin remontteihin liittyviä tietoja. Lisäksi huoneistotietojärjestelmästä on jo nyt yhteys yritys- ja yhteisötietojärjestelmään, mistä löytyvät yritysomistajien yhteystiedot, sekä väestötietojärjestelmään, mistä saadaan henkilöomistajien yhteystiedot, Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Markus Tast sanoo. Tastin mukaan huoneistotietojärjestelmässä voisi olla nähtävillä myös taloyhtiöihin liittyvää vertailudataa. Sen avulla olisi mahdollista tarkastella, kuluttaako kiinteistö esimerkiksi energiaa enemmän kuin vastaava, saman ikäinen kiinteistö. Tieto voi auttaa isännöintiä perustelemaan korjaustarpeita. Datan kirjaaminen kuitenkin edellyttää, että tiedot viedään ensin isännöintijärjestelmään ja kaikissa isännöintijärjestelmissä tiedon rakenne on samanlainen. Yhtiölainat kiinnostavat luotonantajia Kun taloyhtiöön liittyvät tiedot on koottu yhteen järjestelmään, tietoa voivat hyödyntää helposti monet tahot. − Jos mietitään esimerkiksi luottolaitoksia, niiden olisi välttämätöntä saada parempaa tietoa korjaus- ja muutostöistä sekä taloyhtiöiden luotoista, hankepäällikkö Paavo Häikiö maa- ja metsätalousministeriöstä sanoo. Yksi huoneistotietojärjestelmän jatkokehityksen keskeinen tavoite on, että huoneistotietojärjestelmässä olisi yhtiölainatietoja, jotka siirtyisivät jatkossa myös positiiviseen luottotietorekisteriin. Positiivisen luottotietorekisterin avulla pyritään torjumaan kuluttajien ylivelkaantumista. Lisäksi se antaa tärkeää tietoa luottomarkkinoista ja rahoitusvakaudesta. Sähköisen tietovaraston tiedoista hyötyy myös kiinteistönvälitys. Se saa taloyhtiön perustiedot jatkossa suoraan huoneistotietojärjestelmästä. Uudistus koskee myös toimintamalleja Huoneistotietojärjestelmä tarjoaa paljon mahdollisuuksia, mutta jo perusasioiden työstämisessä ja tietojen standardisoinnissa riittää pohdittavaa. − Toimijoiden määrittelytyöpajoissa on arvioitu tiedon tarvitsijoiden tiedontarvetta ja toisaalta sitä, millä tasolla eri toimijoiden on järkevää tuottaa tietoa. Näistä pitäisi löytyä kultainen keskitie, Häikiö sanoo. Moni isännöitsijä pohtii, miksi huoneistotietojärjestelmän kakkosvaihe aloitettiin, vaikka ensimmäisen vaiheen tiedonsiirrot ovat vielä kesken. Tämä johtuu siitä, että kyseessä on pitkä hanke, jossa on monia vaiheita. Seuraavaa vaihetta on työstettävä, kun edellinen on vielä kesken. Meneillään on lisäksi kaksi prosessia – lainsäädäntötyö ja järjestelmän kehitystyö – jotka etenevät omassa aikataulussaan, mutta vaikuttavat toisiinsa. Huoneistotietojärjestelmän kakkosvaiheen käytännön työ valmistuu vuonna 2026. Siihen liittyvien lakimuutosten pitää kuitenkin olla valmiina jo kevään 2022 aikana. Huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshanke on osa Suomen kestävän kasvun ohjelmaa, ja siihen saadaan rahoitusta EU:n elpymisvälineestä. Monet hankkeeseen liittyvät yksityiskohdat ovat hankalia ja moniulotteisia. Häikiön mielestä yksi vaikeimpia asioita on kuitenkin toimintamallien muuttaminen. − Asioilla on pitkä historia, ja nyt toimintamalleja ollaan uudistamassa. Se vaatii myös uudenlaista ajattelua. Tämä ei ole pelkästään tietojärjestelmähanke, Häikiö toteaa.Huoneistotietojärjestelmähankkeet 2016–2019 Asrek-hanke Huoneistotietojärjestelmän ja osakehuoneistorekisterin määrittelyt ja lainsäädäntö 2019–2023 Käyttöönotto Uudet taloyhtiöt perustetaan huoneistotietojärjestelmään Vanhojen yhtiöiden osakeluetteloiden siirto Sähköiset omistajamerkinnät Paperisista osakekirjoista luopuminen 2021–2026 Jatkokehitys eli niin kutsuttu HTJ 2 -vaihe Taloyhtiön perustietojen määrittely ja vakiointi järjestelmien välillä siirrettävään muotoon Ensin korjaus- ja lainatiedot, muut mahdolliset tiedot myöhemmin Teksti: Piia Kunnas Kuvitus: Outi Kainiemi
