Yhtiökokoukseen etäyhteyksin

Asunto-osakeyhtiölain muutos toi uusia säännöksiä, jotka liittyvät etäkokousten järjestämiseen.

Asunto-osakeyhtiölaki on merkittävin isännöinnin arkeen ja taloyhtiön toimintaan vaikuttava laki. Heinäkuussa 2022 on tullut voimaan asunto-osakeyhtiölain muutos, joka koskee etäosallistumista yhtiökokoukseen ja etäkokousten järjestämistä. Muutos sisältää sekä jo voimassa olleiden etäosallistumista koskevien säännösten täsmennyksiä, että kokonaan uusia säännöksiä esimerkiksi yhtiökokouksen pitämisestä ilman kokouspaikkaa. Tässä jutussa käymme läpi muutosten keskeisen sisällön.

Etäosallistuminen yhtiökokoukseen

Hallitus voi päättää tarjota osakkaille mahdollisuuden osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyden välityksellä, ellei yhtiöjärjestyksessä ole tällaista osallistumistapaa koskevaa rajoitusta tai kieltoa.

Yhtiökokous kokonaan etäyhteyksin

Lakimuutoksen myötä yhtiökokous on jatkossa mahdollista pitää kokonaan etäyhteyksin, ilman fyysistä kokousta kokouspaikalla. Tällaisen täysin etänä järjestettävän kokouksen pitäminen edellyttää kuitenkin sitä, että yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous on järjestettävä tai voidaan järjestää ilman kokouspaikkaa.

Sitova ennakkoilmoittautuminen etäosallistumiseen

Sellaisissa yhtiöissä, joissa on vähintään 30 osakehuoneistoa, voidaan jatkossa vaatia sitova ennakkoilmoittautuminen yhtiökokoukseen etäyhteydellä osallistuvilta osakkailta.

Ilmoittautumisen sitovuuden edellytyksenä on se, että yhtiökokouskutsussa on mainittu ilmoittautumisen sitovuudesta. Sitovan ilmoittautumisen jälkeen osakkeenomistajalla ei ole enää oikeutta osallistua kokoukseen kokouspaikalla. Muutos voi mahdollistaa esimerkiksi pienempien kokoustilojen varaamisen.

Osallistuminen postin tai teknisen apuvälineen avulla

Hallitus voi päättää, että yhtiökokoukseen voi osallistua myös postin tai teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta tai sen aikana, ellei yhtiöjärjestyksessä rajoiteta tai kielletä tällaisen osallistumis­tavan tarjoamista. Näin osallistumalla osakkaalla on oikeus käyttää osakkaalle kuuluvia oikeuksia vain rajoitetusti, hallituksen päättämällä tavalla. Esimerkiksi puheoikeuden käyttämiseen ei ole mahdollisuutta postitse osallistuttaessa.

Osakasvähemmistön oikeus etäosallistumiseen

Yhtiöissä, joissa on vähintään 30 osake­huoneistoa, osakkaille on osakasvähemmistön vaatimuksesta tarjottava mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyden avulla. Vaatimukseen on lain mukaan suostuttava, mikäli etäosallistumismahdollisuutta vaativilla osakkailla on vähintään kymmenesosa yhtiön kaikista osakkeista.

Etäosallistumismahdollisuutta on vaadittava kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Osakasvähemmistön oikeus kokous­paikalla osallistumiseen

Jos yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous voidaan järjestää ilman kokouspaikkaa, yhtiön on tarjottava osakasvähemmistön vaatimuksesta mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen kokouspaikalla. Vaatimuksen voivat esittää osakkaat, joilla on vähintään kymmenesosa yhtiön kaikista osakkeista, ja vaatimus on esitettävä hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Etäosallistumisoikeutta koskevan määräyksen lisääminen yhtiöjärjestykseen

Lakimuutos vaikuttaa myös yhtiöjärjestyksen muuttamista koskevaan päätöksentekoon. Mikäli yhtiöjärjestykseen halutaan lisätä määräys, jonka perusteella osakkeenomistajalle on tarjottava oikeus osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyden välityksellä, riittää yhtiöjärjestyksen muuttamiseen enemmistöpäätös.

Kokouksen keskeytys teknisen häiriön vuoksi

Yhtiökokouksen puheenjohtaja voi jatkossa päättää, että kokous keskeytetään tietoliikenneyhteyden tai yhtiön kokouksen järjestämiseen käyttämän muun teknisen apuvälineen toimintahäiriön takia ja kokousta jatketaan neljän viikon kuluessa. Kokouksen keskeyttäminen on mahdollista, jos toimintahäiriö voi vaikuttaa kokouksen päätösten pätevyyteen ja se viivästyttäisi kokousta olennaisesti.

Yhtiökokouksessa nähtävänä pidettävät tiedot

Lakimuutoksen jälkeen osakeluettelon kaikkia tietoja ei enää tarvitse pitää yhtiökokouksessa nähtävänä. Riittää, että nähtävänä pidetään osakkaan nimi, kotikunta ja omistettuja osakkeita koskevat tiedot.

Lakimuutoksen vaikutus isännöintiin

Asunto-osakeyhtiölain muutos vaikuttaa väistämättä isännöinnin toimintaan. Yhtiökokouksen koolle kutsumisesta ja kokousjärjestelyistä huolehtiminen kuuluvat isännöitsijän keskeisiin tehtäviin. Isännöitsijän on alan ammattilaisena tunnettava taloyhtiön toiminnan kannalta keskeisen lain kulloinkin voimassa olevat määräykset ja osattava toimia niiden mukaisesti. Yhtiökokouksen järjestämisessä tapahtuvat menettelyvirheet voivat johtaa yhtiökokouksen päätösten moittimiseen.

Yksi keskeisimmistä muutoksista on se, että osakasvähemmistöllä on lakimuutoksen myötä suuremmissa yhtiöissä oikeus vaatia etäosallistumismahdollisuutta, joten on lähinnä ajan kysymys, milloin isännöitsijän sähköpostiin asiaa koskeva vaatimus ensimmäisen kerran kilahtaa.

Suositeltavaa onkin käsitellä etäosallistumismahdollisuuden tarjoamista hallituksen kanssa kaikissa yhtiöissä, vaikkei vaatimuksia olisi vielä esitettykään. Isännöitsijän kannattaa ottaa hallituksen kanssa puheeksi myös yhtiöjärjestysmuutoksen valmisteleminen, jos yhtiössä on kiinnostusta lisätä siihen määräys osakkaiden etäosallistumisoikeudesta tai ilman kokouspaikkaa pidettävästä yhtiökokouksesta.

Ennen seuraavien yhtiökokouskutsujen lähettämistä isännöitsijän kannattaa käydä läpi, mitä tietoa kokouskutsussa on lain mukaan oltava. Kutsussa on esimerkiksi selkeästi mainittava, mikäli kokoukseen on mahdollista osallistua etäyhteydellä.

Kutsussa on kerrottava myös osallistumistavan käyttämisen edellytyksistä sekä teknisestä toteutuksesta, puhevallan mahdollisista rajoituksista ja siinä noudatettavasta menettelystä. Lisäksi kutsussa on mainittava, jos osakkeenomistajan on ilmoitettava ennakkoon osallistumisesta yhtiökokoukseen etäyhteydellä sekä ilmoituksen sitovuudesta.

Laissa ei oteta kantaa etäosallistumisen tekniseen toteutustapaan, joten hallituksella on jatkossakin oikeus päättää, miten ja millaisilla välineillä yhtiökokous järjestetään. Ammatti-isännöitsijöillä on usein käytössään järjestelmä, jota voidaan hyödyntää kokousjärjestelyissä.

Hallituksen päätöksellä yhtiökokouksen järjestämisessä on myös mahdollista käyttää apuna ulkopuolista palveluntarjoajaa, mikä voi tuoda helpotusta järjestelyihin erityisesti suurimmissa, satojen osakkaiden yhtiöissä.

Isännöintiliitto seuraa asunto-osakeyhtiölain muutoksia

Isännöintiliitto osallistuu asunto-osake­yhtiölain muutoshankkeisiin muun muassa ministeriön työryhmien jäsenenä, käymällä keskustelua virkamiesten kanssa sekä lausumalla muutosehdotuksista. Seuraamme aktiivisesti myös muita toimialaan vaikuttavia lainsäädäntöhankkeita.

Isännöintiliiton tavoitteena on vaikuttaa lainsäädäntöhankkeissa siihen, että isännöinnin työ ja taloyhtiön hallinnon hoitaminen olisi mahdollisimman sujuvaa ja sille olisi parhaat mahdolliset edellytykset. Muutokset eivät saa hankaloittaa tai monimutkaistaa taloyhtiön hallinnon hoitamista tarpeettomasti.

Isännöintiliiton lakimuutoshankkeisiin liittyviin lausuntoihin voi tutustua tarkemmin Isännöintiliiton verkkosivuilla.

Seuraava lakimuutos lausuntokierroksella

Seuraava asunto-osakeyhtiölain muutos on tulossa eduskuntakäsittelyyn syyskauden aikana ja sitä koskeva hallituksen esitys on jutun kirjoitushetkellä lausuntokierroksella.

Lakimuutos koskee muun muassa esteettömyyttä parantavia osakkaan muutostöitä yhtiön tiloissa ja kestävää asumista edistäviä uudistuksia koskevaa päätöksentekoa. Muutoksella on tarkoitus mahdollistaa myös osuustoiminnalliseen asumiseen liittyvien määräysten lisääminen asunto-osakeyhtiön yhtiöjärjestykseen.

Ehdotuksen mukaan osakkaalla olisi jatkossa oikeus toteuttaa osakehuoneistonsa ulkopuolella, yhtiön rakennuksen tai kiinteistön yhteisissä tiloissa, esteettömyyttä parantavia muutoksia. Osakkeenomistajan oikeus koskisi sellaisia muutoksia, joiden kustannuksista hän vastaa itse tai jotka katetaan julkisella tuella, ja joista ei aiheudu muita kustannuksia eikä muuta haittaa yhtiölle tai muille osakkaille.

Yhtiökokous voisi ehdotuksen mukaan jatkossa päättää tavallisella enemmistöpäätöksellä yleisen käsityksen mukaan kestävää asumista merkittävästi edistävästä uudistuksesta samaan aikaan kuin vastaavia uudistuksia otetaan käyttöön uusrakentamisessa. Muutos helpottaisi esimerkiksi ilmaston lämpenemisen ehkäisemiseksi tarpeellisten uudistusten käyttöönottoa vanhoissa taloyhtiöissä

Teksti: Jenni Valkama Kuvitus: Outi Kainiemi