Tiivis viestintä rakentaa luottamusta

REIM Tampereen Sari Mecklin ja OPP-Kiinteistöpalvelun Olli-Pekka Pietarinen pitävät yhteyttä päivittäin ja ratkaisevat yhtiöissä esiin tulevat ongelmat heti kun niitä ilmenee.

Viime kesänä OPP-Kiinteistöpalvelun Pekka Pietarinen oli tilaamassa asiakastaloyhtiönsä pihaan kuorikatetta.
Sari Mecklin REIM Isännöinnin Tampe­reen toimipisteestä isännöi viereistä taloyhtiötä, joten Pietarinen päätti kysyä häneltä, olisiko myös Mecklinin isännöimällä yhtiöllä tarvetta tilata kuorikatetta pihojen kunnostukseen.

Tämä on esimerkki siitä, miten huollon ja isännöinnin yhteistyö toimii parhaimmillaan. Arjen työssä samaan hiileen puhaltaminen näkyy myös silloin, kun kiinteistönhoitaja kiertää kiinteistössä, näkee siellä korjauskohteen ja kertoo asian heti isännöitsijälle. Sen jälkeen mietitään yhdessä, miten asiassa edetään.

− On tärkeää, että kiinteistönhoitaja hoksaa ja uskaltaa ehdottaa asioita. Aktiivisuus osoittaa kiinnostusta ja välittämistä. Olli-Pekka tekee työtään sydämellään, Mecklin sanoo.

Kommunikaatio rakentaa luottamusta

Pietarinen kertoo, että luottamusta rakennetaan päivittäisellä yhteydenpidolla.

− Meidän on tärkeää tietää tulevista remonteista ja siitä, jos yhtiöön on tilattu ulkopuolisia urakoitsijoita, jotka liikkuvat yhtiön tiloissa.

Luottamus on myös sitä, että tehdään, mitä on sovittu ja siinä aikataulussa, kun on luvattu. Aina kaikki ei mene nappiin,
ja silloin luottamus punnitaan.

− Kun aikataulut eivät pidä tai jotain ei vaan voi tehdä, pitää siitä keskustella heti. Näin asiat eivät jää roikkumaan, eikä synny epätietoisuutta, Pietarinen sanoo.

Luottamus vaikuttaa jokapäiväiseen tekemiseen.

− Isännöitsijä luottaa, että teemme työmme siinä laajuudessa, kun olemme luvanneet. Emme tee omin päin sellaista erikseen laskutettavaa työtä, joka ei kuulu sopimukseen, ja toisaalta meillä on sopimuksen raamien puitteissa oikeus tehdä itsenäisesti päätöksiä korjauksista ja hankinnoista, Pietarinen sanoo.

Pietarinen kokee, että hän voi esittää omia näkemyksiään isännöitsijälle silloinkin, kun ne ovat erilaisia kuin isännöitsijän.

− Jos me olemme isännöitsijän kanssa eri mieltä, tuomme sen julki, eikä siitä loukkaannuta. Lopultahan se on talo­yhtiön hallitus, joka päättää mitä tehdään, Pietarinen sanoo.

Henkilökohtainen toiminta avainasemassa

Mecklinin ja Pietarisen päivittäinen yhteydenpito hoituu sähköpostilla ja puhelimitse sekä tarvittaessa ongelmakohdan äärellä taloyhtiön tiloissa.

− Isännöitsijälle on tärkeää, että hän on tavannut yhtiötä hoitavan kiinteistönhoitajan. Näin ei ole kaikkien huoltoyhtiöiden kanssa ja se on harmillista, Mecklin sanoo.

Ongelmatilanteiden selvittely on helpompaa, kun isännöitsijä ja kiinteistönhoitaja tuntevat toisensa henkilökohtaisesti. Hyvää yhteistyötä parantaa se, että ongelmat käydään läpi kasvotusten ja heti, kun niitä on ilmennyt. Tässäkin asiassa huoltoyhtiöillä on usein Mecklinin mukaan parannettavaa.

Yhteistyöhön kuuluu, että uusien taloyhtiöiden kanssa sovitaan selkeät pelisäännöt: mitkä tehtävät kuuluvat huollolle ja mitkä isännöitsijälle, mitkä rajat huoltoyhtiöllä on toimia itsenäisesti ja miten toimitaan ongelmatilanteissa.

Uuden yhtiön sopimuksessa on tärkeää käydä läpi myös ne asiat, mistä huollon ja isännöinnin ei tarvitse kysyä lupaa hallitukselta. Myös yksityiskohdat kirjataan sopimukseen, esimerkiksi toimintatapa epävirallisina liputuspäivinä tai suoja-
aitojen hankinta ennakkoon kattolumien pudottamista varten.

Digitaalisuus helpottaa

Sähköinen huoltokirja on isännöitsijälle tärkeä työkalu. Siitä hän näkee esimerkiksi taloyhtiön kulutustiedot.

− Kun olemme sopineet, että sähköistä huoltokirjaa käytetään, pitää niin myös toimia. Olli-Pekka käyttää huoltokirjaa esimerkillisesti, mikä auttaa meitä todella paljon, Mecklin sanoo.

Pietarisen mukaan digitaaliset toimintatavat ovat helpottaneet yhteistyötä esimerkiksi niin, että korjauskohteesta lähetetään viestin liitteenä kuvia, jotka kertovat enemmän kuin tuhat sanaa.

Myös töiden raportointi digitaalisilla työvälineillä on aiempaa manuaalista työtä helpompaa.

Kun Mecklin on saanut hyviä kokemuksia yhteistyöstä Pietarisen kanssa, on hän soveltanut käytäntöjä myös yhteistyöhön muiden huoltoyhtiöiden kanssa. Erityisesti se, että ongelmakohdista keskustellaan avoimesti, on ollut hänen työssään hyödyksi.

Taloyhtiö on yhteinen asiakas

Kun Mecklin pohtii isännöinnin ongelmakohtia huoltoyhtiön kanssa, hän kertoo vastakohdan sille, mitä yhteistyö Pietarisen kanssa on.

− Ongelmat liittyvät usein siihen, ettei työntekijätasolla tunneta sopimusta, ei ilmoiteta asioista, joita yhtiössä tehdään tai reagoidaan hitaasti asukkaiden ja isännöitsijän pyyntöihin.

Lääkkeeksi hän tarjoaa huoltoyhtiön toimintatapojen kehittämistä sekä sitä, että huollolla on kohtuullinen määrä taloyhtiöitä suhteessa henkilöstön määrään. Myös alueellinen osaaminen on tärkeää, eikä niin, että haetaan asiakkaita maksimaalisesti eri puolilta kaupunkia.

− Parhaimmillaan huoltoyhtiössä on vakituinen porukka, joka tuntee taloyhtiön sekä sen historian ja kipukohdat, Mecklin sanoo.

Mecklin arvostaa huoltoyhtiötä, jolla on kiinnostus työtään kohtaan ja kyky selvittää asioita. Hyvien kiinteistönhoitajien perusominaisuuteen kuuluu arvostus huollettavan yhtiön asukkaiden koteja kohtaan ja ammattiylpeys siitä, että työn jälki on hyvää.

− Molemmat olemme taloyhtiöllä töissä. Pelkkä hyvä yhteistyö isännöitsijän kanssa ei riitä, sillä taloyhtiö se meille palkan maksaa, Pietarinen sanoo.

Teksti Jukka Nortio Kuvat Olli-Pekka Latvala