Istuimme tilintarkastaja Jari Etelämaan kanssa kahvikupposen ääressä tammikuisena maanantaipäivänä. Pohdimme, millaisiin asioihin isännöinnin olisi hyvä kiinnittää huomiota tilinpäätöksissä. Joulun tienoilla olin keskustellut tilinpäätöksistä myös kahden isännöitsijän kanssa, ja Isännöinnin talviseminaarissa osallistujat pähkäilivät tilinpäätösajan haasteita. Ei liene yllätys, että kaikkien yhteinen ja myös isoin ongelma on aikataulut. Aikatauluihin kilpistyy isännöinnin koko tilinpäätös- ja yhtiökokouskausi. Monen henkilön työt pitää saada sopimaan yhteen. Kirjanpitäjät laativat tilinpäätökset. Isännöitsijät perehtyvät valmiisiin tilinpäätöksiin, kirjoittavat toimintakertomukset, laativat talousarviot ja pyörittävät kokousrumbaa. Tilintarkastajat tarkastavat, että kaikki on tehty ja kirjattu. Kiinteistösihteerit kokoavat aineistoja ja lähettävät kutsuja. Hallitusten kanssa pidetään tilinpäätöskokoukset ja osakkaiden kanssa yhtiökokoukset. Sitten on vielä kokousten jälkitoimet. Aikatauluihin kilpistyy isännöinnin koko tilinpäätös- ja yhtiökokouskausi. Useissa – mutta ei kaikissa – isännöintiyrityksissä tilinpäätökset aikataulutetaan niin kuin on ennenkin tehty, ja joka vuosi ahdistaa. Tilinpäätösten valmistumisen ja myöhemmin tarkastamisen aikataulut ovat epäselviä, sisäinen tiedonkulku tökkii, hallitusten pöytäkirjoista puuttuu allekirjoituksia, vahvistuksia hallituksen kokousajankohtiin odotetaan, turhia virheitä jää asiakirja- ja kutsupohjiin, postin kulkuun yhtiökokouskutsujen kuljettajana ei voi luottaa. Voisiko tilinpäätös- ja yhtiökokouskauden prosessia ja aikatauluja pohtia porukalla koko yrityksen väen voimin? Aloitetaan aikataulujen laatiminen yhdessä jo loka-marraskuussa ja selkeytetään, miten kukin linkittyy prosessiin. Annetaan jokaiselle vaiheelle riittävästi aikaa – myös sille kirjepostin kululle. Ehkä myös tilintarkastajat voisivat olla mukana pohdinnoissa? Voisiko esimerkiksi joistakin yhtiöistä tehdä ennakkotarkastuksia jo tammikuun alussa tai hankalimpia lainaosuuslaskelmia tarkastaa jo silloin, kun ne ovat ajankohtaisia? Jos tänä vuonna ei enää ehdi suunnitella, otetaan kunnolla aikaa ja valmistellaan prosessit ja aikataulut ensi kautta varten. Voisiko toimintakertomus kertoa oleellisten lisäksi vähän enemmän? ”Laitetaan numerot puhumaan”, tilintarkastaja Jari Etelämaa totesi. Erityisesti tänä vuonna osakkaille on tärkeä kertoa, mistä talousarviovertailussa syntyneet erot johtuvat. Yhtä tärkeää on kertoa tulevasta. Osakkaan huoli on, riittävätkö hänen rahansa, kun inflaatio jyllää ja hinnat nousevat. Toki talousarvion luvut kertovat tämän, mutta kuinka moni osaa kaivaa syyt numeroista? Entä mitä vastikelaskelmat tarkoittavat? Mitä ylijäämä on ja mihin se käytetään? Tai miten alijäämä korjataan? ”Laitetaan numerot puhumaan.” Toimintakertomus on oiva paikka antaa osakkaille tietoa. Hoitovastikkeen jakauma graafina antaa ymmärrystä, mihin osakkaan maksamat rahat menevät. Hyvää tietoa kaikille on muun muassa lista taloyhtiön palveluntarjoajista lainojen perustietojen lisäksi lainanlyhennyspäivät osakkaiden lainaosuudet per neliö/osake ja esimerkki laskennasta energian käyttö mistä energia on hankittu säästöt tehdyt selvitykset Toiveena yhteiset pelisäännöt Sekä haastatellut isännöitsijät että tilintarkastaja Jari Etelämaa esittävät toiveita toisilleen. Molemmat kaipaavat yhteisiä pelisääntöjä. Jos tilintarkastajilla on erilaisia käytäntöjä, sama koskee isännöintiyrityksiä ja sen työntekijöitä. Esimerkiksi kulujen kirjauksissa voi yrityksen sisällä olla erilaisia tapoja, tai eri isännöitsijät toimittavat erilaista materiaalia tarkastukseen. Tilintarkastaja toivoo, että yrityksessä kaikilla olisi samanlaiset toimintatavat. Varsinkin yhteistyökumppaneiden vaihtuessa toisen osapuolen odotuksista on hyvä kysyä. Mitä materiaaleja halutaan tarkastettavaksi? Joillakin tilintarkastusyhteisöillä on näistä luettelo, mutta ei kaikilla. Joku on pilkun viilaaja pienissäkin asioissa. ”Tarkka pitää tietenkin olla, mutta turha päteminen pois”, toivovat isännöitsijät. Tilintarkastaja saattaa haluta tiedot myös uuden tilivuoden tositteista ja hallituksen kokousten pöytäkirjoista, joista voi ilmetä asioita vaikkapa toimintakertomuksen tulevaisuuden näkymiin. Viime tingassa tulevat lisäselvityspyynnöt lisäävät helposti isännöinnin ahdistusta. Kaikilla on paljon asioita työpöydällä, ja yhtiökokouskutsukin pitäisi lähettää kohta. Ja ne aikataulut. Toinen toivoo ”riittävää aikataulua” ja toinen aikatauluissa pysymistä. Voisiko tähän olla yksi ratkaisu se, että otetaan tilintarkastajat ajoissa mukaan suunnitteluun? Nyt moni tilintarkastaja saa listan tarkastukseen tulevista yhtiöistä esimerkiksi tammikuussa. Tilintarkastettavia yhtiöitä voi olla lukuisasti, joten tilintarkastajankin kevätahdistusta helpottaa aikatauluista ajoissa sopiminen ja ehkäpä joidenkin yhtiöiden ennakkotarkastukset.Isännöintiliiton jäsen, tutustu myös Mappi-jäsensivuilla oleviin materiaaleihin: Toimintakertomuksen jäsenohje Yhtiökokouksen esitysmateriaali
