Taloyhtiön osakeluettelotiedot on siirrettävä huoneistotietojärjestelmään tämän vuoden aikana. Isännöintiä ostavissa taloyhtiöissä isännöinti hoitaa siirtymisen, jos näin on sovittu. Jos isännöitsijää ei ole, siirrosta vastaa hallitus. Isännöintiliitto nosti tammikuun uutisessaan taloyhtiöiden vuoden 2023 to do -listan kärkeen osakeluettelon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään. Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen ja sen ensivaihe, taloyhtiöiden osakeluetteloiden siirto, on isännöintialalle valtava urakka. Isännöinnin isoa yhteiskunnallista panosta kiinteistöalan digitalisaatiossa pitää arvostaa. Osakeluetteloiden tietojen siirto huoneistotietojärjestelmään auttaa kehittämään uusia palveluita. Huoneistotietojärjestelmän ansiosta kaikkien on jatkossa mahdollista saada taloyhtiötä koskevaa tietoa yhdestä paikasta ja tietoja voidaan välittää eri järjestelmien välillä koneluettavassa muodossa. Seuraavaksi esimerkiksi luotonantajien ja kiinteistönvälityksen hyödyksi ollaan toteuttamassa sähköistä hakemus- sekä suostumusrajapintapalvelua. Kun palvelu on valmis, myös isännöinti saa tiedon uusista osakkaista nopeasti, tulevaisuudessa jopa saman tien osakehuoneiston kaupanteon jälkeen. Valtaosa isännöintiyrityksistä siirtää osakeluettelot vuonna 2023 Isännöintiyrityksistä osa on jo saanut siirtoprojektinsa maaliin, suurin osa tekee siirrot vuoden 2023 aikana. Moni aloittaa hankkeen kevään yhtiökokousten jälkeen, jolloin työ valmistuu kesän ja syksyn aikana. Osa toimistoista hoitaa tehtävän oman vakituisen henkilökuntansa voimin, osa on palkannut määräaikaisia työntekijöitä projektia hoitamaan. Määräajan häämöttäessä jo horisontissa aiheesta puhutaan yhä enemmän, ja on tärkeää rauhoitella osakkaita. Isännöinti hoitaa osakeluetteloiden siirrot oman aikataulunsa mukaan, eikä osakkailla ole kiirettä sähköistää omaa omistustaan varsinkaan, jos osakekirja on pankin hallussa lainan vakuutena. Osakkaalla on 10 vuotta aikaa muuttaa paperinen osakekirjansa sähköiseen omistajamerkintään, kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään ja Maanmittauslaitoksen ylläpitoon. Huoneistotietojärjestelmään siirtymisen viimeinen vuosi on siis käynnistynyt. Onnittelut niille isännöintitoimistoille, jotka ovat urakkansa saaneet maaliin sekä isot tsempit heille, joilla projekti on vielä kesken tai aloittamatta. Iso kiitos jo tässä vaiheessa koko isännöintialalle suuresta ponnistuksesta taloyhtiöiden tuomisesta digiaikaan. Viime hetken vinkit osakeluettelon siirtoon Pitääkö yhtiöjärjestystä muuttaa ennen osakeluettelon siirtoa? Jos yhtiöjärjestyksen tiedot ovat ajan tasalla, ei tarvitse. Jos kyseessä on keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö, yhtiöjärjestykseen on lisättävä maininta huoneistotietojärjestelmään kuulumisesta, mikäli yhtiö haluaa kuulua huoneistotietojärjestelmään. Kuka voi siirtää osakeluettelon? Osakeluettelon siirtopalvelussa kaupparekisteriin merkityt isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja näkevät yhtiön tiedot ja voivat tehdä siirron. Siirron voi tehdä myös henkilö, jolle on suomi.fi-palvelussa annettu valtuudet osakeluettelon siirtoon. Entä jos isännöinnillä ei ole tiedossa osakkaan syntymäaikaa? Puuttuvia syntymäaikoja voi löytyä osakeluettelon siirtopalvelun pohjatiedoista, jos verottajalla on tieto osakkaasta. Pohjatiedot on kerätty keväällä 2019, minkä jälkeen niitä ei ole päivitetty. Osakkaalla on myös velvollisuus ilmoittaa syntymäaikansa isännöinnille, koska asunto-osakeyhtiölain mukaan osakeluetteloon tulee lisätä henkilöosakkaan syntymäaika. Mitä jos osakas ei ole toimittanut varainsiirtoveroilmoitusta isännöinnille? Ennen osakeluettelon siirtoa isännöinnin on hyvä selvittää keskeneräiset tapaukset, joissa omistajaa ei ole voitu merkitä osakeluetteloon puuttuvan varainsiirtoveroselvityksen takia. Lisätietoa aiheesta löytyy Verohallinnon sivuilta. Jos varainsiirtovero on vanhentunut, voit ilmoittaa omistajan osakeluettelon siirrossa. Jos varainsiirtovero ei ole vanhentunut eikä omistajalta saada selvitystä varainsiirtoveron suorittamisesta, ilmoita siirrossa osakeluetteloon merkitty (aiempi) omistaja. Miten tiedon huoneiston hallintaanotosta tulisi kulkeutua Maanmittauslaitokselle? Tietoa huoneiston ottamisesta yhtiön hallintaan ei tarvitse ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään, vaan tätä tietoa ylläpitää jatkossakin isännöinti. Yhtiöjärjestyksessä on merkittynä autohallipaikkoja, joissa on varasto. Miten tämä varasto tulisi merkitä? Siirtopalvelussa osakeryhmälle voi ilmoittaa kaksi eri hallintakohdetta, eli osakeryhmälle merkitään hallintakohteiksi autopaikka ja muu tila. Autopaikan tunnukseksi voi merkitä esim. AHP20 ja tyypiksi halli. Muun tilan tunnukseksi voi merkitä esim. varasto 11 ja tyypiksi varasto tai kellari. Lisätietoa, ohjeita sekä ohjevideoita löytyy osakeluettelon siirtopalvelun käyttöohjeista. Aurinkoista kevättä ja tsemppiä koko isännöintialalle osakeluetteloiden siirtourakkaan! Kirjoittaja Markus Tastin tavoitat LinkedInin tai sähköpostin markus.tast@maanmittauslaitos.fi kautta.
