Osakeluetteloiden siirtojen loppukiri on käynnissä – nämä asiat askarruttavat isännöintiä juuri nyt

Yhtiökokouskausi alkaa olla ohi, ja monessa isännöintiyrityksessä keskitytään nyt osakeluetteloiden siirtoihin. Kokosimme yhteen ajankohtaiset linkit ja vinkit sekä tietoa siitä, miten isännöinnin arki muuttuu siirtojen jälkeen.

Reilu 20 prosenttia asunto-osakeyhtiöistä on nyt siirretty huoneistotietojärjestelmään. Osa isännöintiyrityksistä on aloittanut siirrot jo aikaisemmin ja selvittelee nyt viimeisiä, haasteellisimpia tapauksia. Osa yrityksistä keskittyy siirtoihin toden teolla vasta nyt.

Maanmittauslaitos on avannut osakeluetteloiden siirroissa opastavan tukipalvelun. Maanmittauslaitoksen kirjaamisasiantuntija Oona Orkola kertoo, että yhteydenotot ovat hieman lisääntyneet ja niiden odotetaan lisääntyvän kesän ja varsinkin syksyn aikana.

Siirron tukipuhelin on normaalisti auki koko kesän ajan arkisin klo 9−12. Lisäksi siirron tukeen voi olla yhteydessä verkkolomakkeen kautta.

Osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään – 6 yleisintä kysymystä

Tällä hetkellä tukipalvelusta kysytään eniten muun muassa osakeluetteloon merkitsemispäivämääristä, pohjatietojen virheiden korjaamisesta ja tilanteesta, jossa kuolinpesä on osakkeenomistaja. Tässä Maanmittauslaitoksen neuvot tällä hetkellä eniten kysyttyihin kysymyksiin:

Osakeluetteloluonnoksella näkyy vain osalla osakkaista osakeluetteloon merkitsemispäivämäärä. Miksi ja mistä voin lisätä/muokata merkitsemispäivämäärää?

Siirtopalvelun luomisen yhteydessä pohjatietoja on kerätty palveluun eri viranomaislähteistä. Verottajalta on mahdollisesti saatu osalle osakkeenomistajista osakeluetteloon merkitsemispäivämäärä pohjatietoihin. Merkitsemispäivämäärää ei kuitenkaan voi siirtopalvelun käyttöliittymässä mitenkään lisätä tai muokata, eikä se näy muualla kuin osakeluettelossa. Pohja-aineistossa olevat merkitsemispäivämäärät korvataan aina siirron yhteydessä siirron päivämäärällä. Kaikille osakkeenomistajille tulee osakeluetteloon merkitsemispäivämääräksi siis päivämäärä, jolloin osakeluettelo on siirretty.

Miksi osakeluettelon siirrossa ei ilmoiteta oikeita alkuperäisiä osakeluetteloon merkitsemispäivämääriä, vaan kaikille merkitsemispäivämääräksi tulee osakeluettelon siirron päivämäärä?

Voimaanpanolain mukaan osakeluettelon merkitsemispäivämäärä ei kuulu osakeluettelossa siirrettäviin tietoihin. Taloyhtiön tulee säilyttää alkuperäinen osakeluettelon merkitsemispäivämäärä 10 vuotta osakeluettelon siirrosta.

Osakeluettelon siirtopalvelussa yhtiön osakeryhmien pohjatiedoissa on vääriä omistajia. Mitä teen?

Pohjatiedot on kerätty palveluun vuoden 2019 alussa eri viranomaislähteistä. Tiedot eivät ole sen jälkeen päivittyneet. Osakeluettelon siirtäjän vastuulla on tarkistaa ja tarvittaessa täydentää tai korjata tiedot. Palvelussa voi poistaa väärät omistajat ja lisätä tilalle oikeat omistajat.

Miten kirjaan kuolinpesän osakkeenomistajaksi siirtopalvelussa?

Osakeluettelon siirtopalvelun käyttöohjeista löytyy kattavat tiedot kuolinpesän ilmoittamiseksi.

Mitä jos yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmällä huoneiston yksilöintitieto eroaa huoneiston todellisesta osoitteesta?

Yhtiöjärjestys kannattaisi päivittää PRH:lle ajan tasalle niin, että osakeryhmien yksilöintitiedot ovat samat kuin huoneistojen osoitteet. Jos taloyhtiö ei halua tehdä päivitystä ennen siirtoa, siirtopalvelussa kannattaa ilmoittaa huoneiston todellinen osoite, vaikka se poikkeaisi yhtiöjärjestyksestä. Huoneiston osoite ilmoitetaan siirtopalvelussa osakeryhmän sivulla kohdassa hallintakohteet.

Yhtiöjärjestyksen rakenteistaminen ennen osakeluettelon siirtoa estää siirtotiedoston käyttämisen. Jos yhtiöjärjestys on rakenteistettu ennen siirtoa, tulee siirto tehdä lisäämällä omistajatiedot osakeryhmille käsin siirtopalvelussa.

Tein virheen tallentaessani tietoja osakeluettelon siirtopalvelussa, ja siirsin jo yhtiön osakeluettelon. Miten saan tiedot korjattua?

Osakeluettelon siirrossa tapahtunut virhe voidaan korjata Maanmittauslaitoksella. Taloyhtiön isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja voi tehdä korjauspyynnön tällä lomakkeella.

Lisää usein kysyttyjä kysymyksiä löytyy Maanmittauslaitoksen sivuilta.

Mitä siirron jälkeen?

Isännöintiliiton johtava lakiasiantuntija Jenni Valkama kertoo, että jäseniä puhuttavat nyt esimerkiksi rajapintamaksut. Maanmittauslaitos ei veloita rajapintojen käytöstä, mutta isännöintijärjestelmien toimittajat saattavat veloittaa isännöintiyrityksiä uusien toiminnallisuuksien käytöstä.

− Isännöintiyrityksen ja asiakkaan väliset veloitukset ovat näiden keskinäinen sopimusasia, Valkama sanoo.

Myös osakeluetteloiden siirron jälkeiset käytännöt mietityttävät.

− Osakeluettelon siirron myötä vanhat omistajatietojen päivittämiseen liittyvät käytännöt on pakko uudistaa, kun tieto uudesta omistajasta tulee jatkossa Maanmittauslaitokselta.

Maanmittauslaitos ilmoittaa tiedon uudesta omistajasta jatkossa taloyhtiölle joko sähköpostitse tai postitse, kaupparekisterin yhteystiedoista riippuen. Lisäksi ajantasaisen tiedon omistajista saa kirjautumalla siirtopalveluun tai suoraan isännöintijärjestelmästä rajapintojen välityksellä.

Viiveet uuden omistajan rekisteröinnissä voivat aiheuttaa haasteita. Viive voi vaikuttaa esimerkiksi oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen sekä siihen aikatauluun, jolla uusi omistaja voi saada isännöitsijäntodistuksen tai ilmoittaa muutostyöstä taloyhtiölle.

Isännöinti voi toimia Maanmittauslaitokselta saatavien omistajatietojen perusteella, vaikka uuden omistajan kirjaamisessa olisi viiveitä.

− Tältä osin sekä isännöinnillä että osakkeenomistajilla on paljon uutta opittavaa ja totuttelemista uuteen toimintatapaan. Jos uutta omistajaa ei ole saatu kirjattua osakehuoneistorekisteriin, se tarkoittaa, että uudella omistajalla ei ole vielä osakkeenomistajan oikeuksia taloyhtiössä, Valkama sanoo.

Isännöinti voi toimia Maanmittauslaitokselta saatavien omistajatietojen perusteella, vaikka uuden omistajan kirjaamisessa olisi viiveitä.

− Toki tiedot vastikkeen maksamista varten voi toimittaa uudelle omistajalle jo ennen sähköisen omistajamerkinnän tekemistä, jos esimerkiksi kaupan jälkeen välittäjä toimittaa isännöitsijälle kauppakirjan, josta käy ilmi omistusoikeuden siirtyminen.

Lain mukaan velvollisuus maksaa vastiketta taloyhtiölle on aina osakkeenomistajalla, vaikka kaupan osapuolet voivat sopia vastikevastuun siirtymisestä toisiaan velvoittavalla tavalla toisin. 

Yhtiökokouskutsujen yhteystiedot Maanmittauslaitokselta

Suurin yksittäinen muutos osakeluettelon siirrossa on osakkaiden yhteystietojen ylläpidon tapa. Jatkossa Maanmittauslaitos ylläpitää osakkaiden yhteystietoja, ja taloyhtiö saa yhteystiedot esimerkiksi yhtiökokouksen kutsumista varten viranomaisen rekisteristä.

Osakkaiden on ilmoitettava yhteystietojen muutos jatkossa aina Maanmittauslaitokselle sen sijaan, että isännöitsijä päivittäisi muuttuneet yhteystiedot taloyhtiön tietoihin.

− Jos yhtiökokouskutsua lähetettäessä yhteystietoa ei syystä tai toisesta löydy Maanmittauslaitoksen rekisteristä, ei taloyhtiön tarvitse lähteä selvittämään syytä yhteystietojen puuttumiseen. Kokouskutsun lähettämisessä toimitaan oikein, jos kutsut lähetetään Maanmittauslaitokselta saatavilla yhteystiedoilla, Valkama sanoo.

Jos osakkeiden omistajalla on turvakielto tai muu yhteystietojen luovutusrajoitus, omistajalla on vastuu ilmoittaa yhteystiedot suoraan isännöinnille tai valtuuttaa isännöinti pyytämään tietoja Maanmittauslaitokselta.  

Jatkokehityshanke vauhdissa – liiton tavoitteena minimoida isännöinnin manuaalinen työ

Vaikka osakeluetteloiden siirrot ovat vielä meneillään, huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshanke on jo hyvässä vauhdissa.

Huoneistotietojärjestelmän jatkokehittämistä koskevat lakimuutokset astuvat voimaan 1.6.2023. Tietoa taloyhtiölainoista ja kunnossapitotarpeista ryhdytään ylläpitämään huoneistotietojärjestelmässä vuosien 2025 ja 2026 vaihteessa.

Ennen sitä pitää saattaa tiedot yhteisen standardin mukaiseksi, kehittää järjestelmien toiminnallisuudet vastaamaan uusia tarpeita sekä sovittaa eri tahojen toimintatavat ja järjestelmät yhteen.

Isännöintiliitto ja isännöintiala ovat tiiviisti mukana myös jatkokehityshankkeessa. Isännöintiliitto vahvistaa hankkeessa isännöinnin roolia tekemällä sitä näkyväksi. Lisäksi tavoitteena on minimoida jatkokehityshankkeen aiheuttamaa manuaalista työtä.

Isännöintiliitto on mukana erilaisissa työryhmissä ja pitää tiiviisti yhteyttä Maanmittauslaitoksen kanssa. Myös isännöintialan edustajat ovat mukana sekä Maanmittauslaitoksen että Isännöintiliiton verkostoissa, joissa käsitellään jatkokehityshankkeen kiemuroita isännöinnin näkökulmasta – esimerkiksi kunnossapito- ja muutostyötietojen toimintamallia. 

Ajankohtaisia linkkejä:

Huoneistotietojärjestelmä-teemasivu Mapissa (vaatii kirjautumisen)

Jäsenohje huoneistotietojärjestelmästä (vaatii kirjautumisen)

Huoneistotietojärjestelmän tilannekatsaus -webinaarin tallenne (vaatii kirjautumisen)

Maanmittauslaitoksen tilaisuuksien materiaalit ja tallenteet 

Maanmittauslaitoksen tulevat webinaarit:

• 6.6. Huoneistotietojärjestelmän ajankohtaiset kuulumiset
• 13.6. Huoneistotietojärjestelmän jatkokurssi: haasteellisemmat tapaukset