Miten poistetaan HTJ:sta vahingossa ilmoitettu osakkaan sähköpostiosoite?

Osakeluettelojen siirtovaiheessa saattoi jäädä epäselväksi, mitä osakkaiden sähköpostiosoitteita viedään huoneistotietojärjestelmään. Nyt Maanmittauslaitoksen voi pyytää maksusta poistamaan ylimääräiset osoitteet.

Huoneistotietojärjestelmään oli tarkoitus siirtää vain ne sähköpostiosoitteet, joihin osakas on pyytänyt yhtiökokouskutsut.

Osa isännöintijärjestelmistä ei siirtotiedostossa erotellut, oliko isännöintijärjestelmään tallennettu sähköpostiosoite annettu yhtiökokouskutsua varten. Huoneistotietojärjestelmään saattoi näin päätyä sähköpostiosoitteita, jotka osakas on tarkoittanut vain epävirallista viestintää varten, ja osakas haluaisi yhtiökokouskutsut edelleen paperisina.

Maanmittauslaitos korjaa huoneistotietojärjestelmään virheellisesti ilmoitettuja tietoja maksusta.

Vahingossa ilmoitetun sähköpostiosoitteen poistaminen

Jos haluat korjata huoneistotietojärjestelmässä olevien taloyhtiöidesi osakassähköpostiosoitteita, on kaksi vaihtoehtoa:

1) Ohjaa ne osakkaat, joiden sähköpostiosoitteiden tarkoituksesta olet epävarma, päivittämään yhteystietonsa itse suoraan Maanmittauslaitokselle. Tämä ei maksa osakkaalle mitään. Tällä sähköisellä lomakkeella osakkaat voivat ilmoittaa myös muita yhteystietojaan riippumatta siitä, onko omistus jo rekisteröity sähköisesti vai onko paperinen osakekirja vielä olemassa.

2) Vaihtoehtoisesti voit hoitaa asian asiakkaiden puolesta maksullisella korjauspyynnöllä, esimerkiksi jos virheellisiä osoitteita on tiedossa paljon. Toimi silloin näin:

1. Kysy osakkaalta, haluaako hän kutsun sähköpostiin vai ei. Anna joku määräaika, johon mennessä vastata.
2. Kokoa määräajan jälkeen lista osoitteista, jotka tulisi poistaa huoneistotietojärjestelmästä. Näitä ovat kaikki sähköpostiosoitteet, joista ei ole varmaa tietoa, että kutsun saa lähettää sähköpostilla.
3. Tilaa maksullinen korjaus Maanmittauslaitokselta, joka poistaa osoitteet. (MML:n asiakaspalvelu)

Korjauksissa kestää, joten lähetä kevään 2024 kutsut sekä sähköpostiin että paperilla, jos on epävarmaa, kumpaan osoitteeseen osakas kutsun haluaa.