Taloyhtiöiden hallinnolliset tiedot HTJ:ään: Mikä muuttuu ja milloin?

Taloyhtiöiden hallinnollisten tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään alkaa kesäkuussa 2025. Mitä tietoja sinne ilmoitetaan ja milloin?

Huoneistotietojärjestelmän seuraavassa vaiheessa tuodaan taloyhtiöiden hallinnollisia tietoja järjestelmään. Hallinnollisia tietoja ovat taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostyötiedot, kunnossapitotarveselvitykset, osakkaiden muutostyötiedot sekä taloyhtiölaina- ja vastiketiedot.

Tavoitteena on, että tietoja on mahdollista tulevaisuudessa hyödyntää asuntokaupassa, luotonannossa, vakuuksien hallinnassa, taloyhtiöiden hallinnossa ja osakkaan omien huoneistojen hallinnassa. Tietoja taloyhtiölainoista tarjotaan myös positiivisen luottotietorekisterin käyttöön, jolloin kotitalouksien velkaantumista voidaan seurata.

Mitä tietoja ilmoitetaan ja milloin?

HTJ2-hankkeessa on kaksi vaihetta:

1. Perustamisvaihe: kunnossapito- ja muutostyötietoja ilmoitetaan ensimmäisen kerran
2. Ylläpitovaihe: kunnossapito- ja muutostyötietojen säännöllinen päivittäminen sen jälkeen, kun tiedot on ensimmäisen kerran ilmoitettu

Ylläpitovaiheessa tietoja päivitetään vähintään kerran vuodessa. Tiedot on päivitettävä yhden kuukauden kuluessa yhtiökokouksesta tai silloin, kun isännöitsijäntodistuksen pyytämiseen oikeutettu taho pyytää.

Lisäksi taloustietoja on päivitettävä, kun päätetään vastikkeiden suuruudesta, osakeryhmiä muutetaan tai osakas maksaa maksuohjelmasta poikkeavan lainaosuussuorituksen.

Tietojen ilmoittamiseen ei tarvita taloyhtiön hallituksen päätöstä, toisin kuin huoneistotietojärjestelmän ensimmäisessä vaiheessa.

Taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötiedot

Vanhojen hankkeiden kunnossapito- ja muutostyötietoja voi ilmoittaa 1.6.2025 alkaen. Nämä tiedot ovat käytännössä samaa tietoa, jota on merkitty isännöitsijäntodistukseen – järjestelmään viedään siis vain huomattavat hankkeet. Jos sama kunnossapitohanke – esimerkiksi julkisivusaneeraus – on tehty kohteessa useaan kertaan, vain uusin hankkeista ilmoitetaan.

Perustamisvaiheessa vanhoista hankkeista voi ilmoittaa vain minimitiedot:

• taloyhtiön y-tunnus
• hankkeen nimi
• toimenpidelaji
• toteutusvuosi
• vapaaehtoisesti voi ilmoittaa myös muita tietoja

Uudet hankkeet ilmoitetaan jatkossa rakenteisesti laajemmin. Uusista hankkeista ilmoitetaan

• taloyhtiön y-tunnus
• hankkeen nimi
• hankkeen ilmoittaja (yhtiö vai osakas)
• toteutusvuosi
• toimenpidetyyppi
• elinkaaren vaihe
• onko hanke yhtiön valvoma
• työkohteet ja niiden toteutusosat sekä yhtiön vastuu toteutusosalle
• vapaaehtoisesti voi ilmoittaa myös muita tietoja

Kunnossapitotarveselvitys sisältää arvion korjaustarpeesta seuraaville viidelle vuodelle. Siitä ilmoitetaan huoneistotietojärjestelmään minimissään taloyhtiön y-tunnus, hankkeiden nimet, toimenpidelajit sekä toteutusvuodet.

Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset

Taloyhtiöllä on velvollisuus ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään 1.6.2023 alkaen tehdyistä osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksista. Tiedot voi ilmoittaa jo perustamisvaiheessa, mutta niiden ylläpitäminen on aloitettava viimeistään 1.7.2026 alkaen.

Näistä tulee ilmoittaa

• hankkeen nimi ja laji (esim. parketin asennus, osakkaan ilmoittama)
• ilmoituksen tekijä ja päivämäärä (esim. Olli Osakas, 12.5.2026)
• toimenpiteen tyyppi ja kuvausteksti (esim. uusiminen)
• elinkaaren vaihe (esim. toteutettu)
• tieto, onko työ yhtiön valvoma
• onko toteutusosa yhtiön vai osakkaan vastuulla
• toteutusosatyyppi ja -laji (esim. rakennusosat / vesikatto)
• tieto työn kohdistumisesta yhtiön alueeseen, rakennukseen, huoneistoon tai ulkopuoliseen alueeseen
• mahdollisuus antaa myös tarkempia tietoja (esim. tarkempi kuvausteksti)

Isännöintiliiton johtava lakiasiantuntija Jenni Valkama sanoo, että isännöinnin kannattaa huomioida, että nämä tiedot pitää jatkossa ilmoittaa eteenpäin.

– Tämä voi pakottaa muuttamaan muutostyöilmoitusten vastaanottamisen käytäntöä.

30.6.2026 lähtien taloyhtiöllä on velvollisuus ilmoittaa tiedot osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoituksista kuukauden kuluessa 30.6.2026 jälkeen pidetystä varsinaisesta yhtiökokouksesta. Tiedot on ilmoitettava myös, jos osakas, kiinteistönvälittäjä tai pantinhaltija sitä pyytää.

Taloyhtiön taloudelliset tiedot

Pankit ilmoittavat huoneistotietojärjestelmään 1.9.2025 – 30.11.2025 tiedot taloyhtiölainoista, joiden käyttötarkoitus on uudisrakentaminen tai perusparantaminen. Korjausrakentaminen lasketaan mukaan perusparannuksiin.

Tämän jälkeen taloyhtiön/isännöinnin tehtävänä on päivittää huoneistotietojärjestelmään tieto siitä, jaetaanko laina osakeryhmille. Jos jaetaan, isännöinti laskee yhtiölainalle lainaosuudet ja ilmoittaa ne niiden osakeryhmien osalta, joita yhtiölaina koskee.

Jatkossa, jos yhtiö ottaa lainaa uudisrakentamista vai perusparannusta varten, huoneistotietojärjestelmään ilmoitetaan seuraavat asiat:

• kokonaispääoman määrä ja lainan käyttötarkoitus
• lainan ajankohta
• jakautuuko laina osakeryhmien vastuulle tai onko se jo jaettu osakeryhmille
• huoneiston luottovastuun kokonaismäärä ja ajankohta

Vastikkeiden osalta huoneistotietojärjestelmään ilmoitetaan seuraavat tiedot:

• huoneiston vastattavana olevan yhtiövastikkeen määrät eriteltynä ja vastikevelvollisuuksien alkamispäivämäärät eri vastikkeiden osalta (pääomavastikkeet, hoitovastike, tontinvuokravastike, etukäteen kunnossapitotöitä varten kerättävä vastike)

Miten tietoja ilmoitetaan?

Tiedot voi ilmoittaa joko suoraan isännöintijärjestelmästä teknisen rajapinnan kautta tai Maanmittauslaitoksen käyttöliittymän kautta. Maanmittauslaitoksen käyttöliittymä on tarkoitettu ensisijaisesti niille yhtiöille, joiden isännöintijärjestelmä ei ole kytketty huoneistotietojärjestelmään tai joilla ei ole käytössä isännöintijärjestelmää.

Kummassakaan tapauksessa Maanmittauslaitos ei tarkista tai käsittele tietoja, joten tiedoilla ei ole erillistä käsittelyaikaa. Tietojen jatkuvan ylläpidon vaiheessa tietoja ilmoitetaan kerran vuodessa, yhtiökokouksen jälkeen tai pyydettäessä.

Koskeeko ilmoitusvelvollisuus kaikkia yhtiöitä?

• Pienillä, enintään 5 huoneiston yhtiöillä ei velvollisuutta ilmoittaa tietoja, jos niillä ei ole huoneistokohtaista lainaa. Tällaiset yhtiöt voivat kuitenkin ilmoittaa tietoja 1.1.2026 alkaen.
• Tietoja ei tarvitse myöskään ilmoittaa, jos huoneistot eivät ole normaalin vaihdannan piirissä eikä niillä ole huoneistokohtaista lainaa. Tällaisia ovat esimerkiksi yhden omistajan hallinnassa olevat yhtiöt.
• Näissäkin tapauksessa tiedot on kuitenkin ilmoitettava, jos isännöitsijäntodistuksen pyytämiseen oikeutetut tahot (osakkeenomistaja, välittäjä tai pantinhaltija) niitä pyytää.

Mihin tietojen ilmoittamista koskevat säännökset perustuvat?

Laki huoneistotietojärjestelmästä määrittelee, että hallintakohderekisteriin on tallennettava taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä taloudelliset tiedot.

Taloyhtiöllä on tiedonantovelvollisuus teknisistä ja taloudellisista tiedoista. Hallituksen on ylläpidettävä luetteloa yhtiölle toimitetuista kunnossapitoa ja muutostöitä koskevista ilmoituksista, säilytettävä ne luotettavasti osakehuoneistokohtaisesti ja toimitettava niiden sisältämät tiedot Maanmittauslaitokselle.

Asunto-osakeyhtiölaki puolestaan linjaa, että isännöitsijän on pyynnöstä tehtävä nämä tietojen päivitykset.

Taloyhtiöllä on siis lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa tietoja. Käytännössä isännöinti hoitaa asian. Jenni Valkama kuitenkin muistuttaa, että uusien velvoitteiden myötä isännöintisopimus voi vaatia päivittämistä. Hallituksen jäsenillä ei ole välttämättä tietoa siitä, miten lakimuutokset vaikuttavat isännöinnin työhön.

– Isännöinnin kannattaa siis käydä keskustelu taloyhtiön edustajien kanssa ja sopia muutokset kirjallisesti tai kirjata asiat pöytäkirjaan. On hyvä muistaa, että sopimusta ei voi muuttaa yksipuolisesti.

Siirtymäajat

Kunnossapito- ja muutostyötiedot taloyhtiöistä

• rajapinnan kautta ilmoittaminen
  • siirtymäaika 1.6.2025-30.6.2026
  • jatkuva toimitus 1.7.2026-
• käyttöliittymän kautta ilmoittaminen
  • siirtymäaika 1.1.2026-30.6.2026
  • jatkuva toimitus 1.7.2026-

Lainat, lainaosuudet ja vastikkeet

• tietojen toimitus luotonantajilta
  • siirtymäaika 1.9.2025-30.11.2025
  • jatkuva toimitus 1.12.2025-
• tietojen toimitus taloyhtiöiltä
  • siirtymäaika 1.12.2025-30.6.2026
  • jatkuva toimitus 1.7.2026-

Osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset

• Tietoja voi ilmoittaa jo perustamisvaiheessa, mutta ylläpitäminen käytännössä aloitettava 1.7.2026 alkaen
  • Velvollisuus ilmoittaa 1kk kuluessa 30.6.2026 jälkeen pidettävästä varsinaisesta yhtiökokouksesta tai jos osakas/välittäjä/pantinhaltija pyytää