Huoneistotietojärjestelmä ja yhtiökokouskausi 2025 

Omistusten hidas rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään hankaloittaa yhtiökokouskautta. Näiden vaihtoehtojen avulla voi taklata mahdollisia käsittelyruuhkan aiheuttamia haasteita.

Takana on ensimmäinen täysmääräisesti huoneistotietojärjestelmän (HTJ) aikakautena vedetty yhtiökokouskausi 2024. Tuolloin yhtiökokouksia varjostivat Maanmittauslaitoksen (MML) pitkät käsittelyajat ja uhka siitä, että uusi omistaja ei pääsisi käyttämään osakkaan oikeuksiaan, koska omistuksen rekisteröinti viipyi Maanmittauslaitoksen ruuhkissa.  Haasteita tuottivat myös osakkaan osoitteenmuutoksiin liittyvät epäselvyydet.

Viime kevään yhtiökokoukset sujuivat kuitenkin paremmin kuin ennakkoon osattiin odottaa. Isännöitsijöiden mukaan yhtiökokousajan yli auttoi muun muassa isännöinnin aktiivisuus ja palvelualttius, melko hiljainen asuntokauppa sekä yritysten selkeät prosessit.  Isona hyötynä nähtiin myös Isännöintiliiton suositukset liittyen isännöitsijäntodistuksen asuntokauppaa varten tehtäviin kirjauksiin sekä yhtiökokouskutsun mukana lähetettävät valtakirjat.

Eri toimijoiden välistä yhteyttä vahvisti se, että huoneistotietojärjestelmän myötä kaikki muutkin toimijat ovat uuden äärellä ja että taustalla vaikuttaa lainsäädäntö, jota on noudatettava.

Maanmittauslaitoksen käsittelyruuhkat koskevat myös yhtiökokouskautta 2025 – näin taklaat ongelman

Kutsu yhtiökokoukseen lähetetään sille, joka huoneistotietojärjestelmässä on kutsujen lähetyspäivänä merkittynä osakkeenomistajaksi. Isännöinti ei voi vaikuttaa enää osakeluettelon siirron jälkeen osakeluettelon tietoihin, vaan vastuu sen päivittämisestä on Maanmittauslaitoksella.

Valitettavasti käsittelyruuhkat eivät ole vuoden aikana lyhentyneet, joten omistuksen rekisteröinti voi edelleen kestää kuukausia. Omistajanvaihdokseen liittyvät omistuksen rekisteröinnit kestävät keskimäärin kahdeksan kuukautta. Ajantasaiset hakemusten käsittelyajat täältä.

Onneksi on olemassa muutama vaihtoehto, joiden avulla voi taklata mahdollisia käsittelyruuhkan aiheuttamia haasteita. Alla on lueteltu kolme viime vuoden yhtiökokouskaudelta tuttua toimenpidettä, jotka ovat ajankohtaisia myös tulevana yhtiökokouskautena.

1. Valtakirja vanhalta omistajalta uudelle

Jos omistuksen rekisteröinti on vasta jonossa, osakkeiden oikea, uusi omistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vanhan omistajan valtuuttamana. Yhtiökokouskutsun liitteeksi voi laittaa esimerkiksi tämän tiedotemallin ja valtakirjapohjan.

2. Isännöitsijäntodistukseen muistutus tilanteesta

Isännöinti voi merkitä kauppaa varten annettavaan isännöitsijäntodistukseen muistutuksen rekisteröinnin hakemisesta ja käsittelyajan vaikutuksesta osakkeenomistajan oikeuksien käyttöön esimerkiksi näin:

”Huomioithan, että uudella omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen vasta sen jälkeen, kun hänet on rekisteröity omistajaksi Maanmittauslaitoksen osakehuoneistorekisteriin. Rekisteröinnin on oltava valmis viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Pelkkä rekisteröintihakemuksen tekeminen ei vielä oikeuta uutta omistajaa äänestämään yhtiökokouksessa.

Osakeluetteloon tai osakehuoneistorekisteriin merkitty omistaja (myyjä) voi antaa ostajalle valtakirjan osallistumista varten. Valtakirja on tarpeen esimerkiksi silloin, kun rekisteröintihakemuksen käsittely on MML:lla vielä kesken.”

Isännöintiliitto ei suosittele valtuuttamista kauppakirjassa, sillä valtuutukset on liitettävä yhtiökokouksen pöytäkirjaan. Kaupantekotilaisuus on silti oiva paikka luovuttaa valtakirja uudelle omistajalle.

3. Hakemuksen kiirehtiminen

Perustellusta syystä hakemuksen käsittelyä voi tarvittaessa kiirehtiä ottamalla yhteyttä Maanmittauslaitoksen asiakaspalveluun puhelimitse tai verkkolomakkeella. Perusteltu syy on esimerkiksi asuntokauppa. Maanmittauslaitoksen mukaan kiirehdityt hakemukset käsitellään edelleen muutamassa päivässä.

Isännöinti voi merkitä  isännöitsijäntodistukseen muistutuksen rekisteröinnin hakemisesta ja käsittelyajan vaikutuksesta osakkeenomistajan oikeuksien käyttöön.

Osakas ei voi vielä hallinnoida osoitettaan MML:n sähköisessä palvelussa

Vuoden 2024 yhtiökokouskauden kynnyksellä Isännöintiliittokin viesti, että seuraavalla yhtiökokouskaudella olisi käytössä Maanmittauslaitoksen sähköinen asiointipalvelu, jossa osakkaat voisivat itse hallinnoida muun muassa yhtiökokouskutsun osoitetta. Valitettavasti toiminnallisuudet eivät ole valmistuneet, joten tuleva yhtiökokouskausi tulee olemaan osakkaan sähköisen asioinnin osalta vastaava kuin vuosi 2024.

Taloyhtiö saa osakkaiden yhteystiedot yhtiökokouskutsun toimittamiseksi Maanmittauslaitokselta. Maanmittauslaitos saa henkilöosakkaiden tiedot lähtökohtaisesti suoraan väestötietojärjestelmästä ja yritysten tiedot kaupparekisteristä.

Jos osakas haluaa yhtiökokouskutsun johonkin muuhun osoitteeseen kuin väestötietojärjestelmässä tai kaupparekisterissä olevaan osoitteeseen, tulee osoite ilmoittaa Maanmittauslaitokselle.
Maanmittauslaitokselle tulee ilmoittaa aina myös ulkomaalaiset osoitteet, c/o –osoitteet sekä kuolinpesien yhteystiedot.