Näin varmistat osallistumisoikeuden yhtiökokoukseen

Sähköinen omistajamerkintä osakehuoneistorekisterissä oikeuttaa osallistumaan yhtiökokoukseen

Perinteisesti asunto-osakeyhtiön osakkailla on ollut oikeus osallistua yhtiökokoukseen osakeluettelomerkinnän perusteella. Ennen osakeluettelon siirtämistä Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi osakas on saanut osallistumisoikeuden myös esittämällä taloyhtiölle luotettavan selvityksen omistusoikeuden siirtymisestä, esimerkiksi kauppakirjan.

Osakeluettelon siirto Maanmittauslaitokselle on muuttanut tätä sääntöä olennaisesti. Kun taloyhtiön osakeluetteloa ylläpidetään Maanmittauslaitoksella, osakkaalla on osallistumisoikeus osakeluettelomerkinnän lisäksi myös sillä perusteella, että omistaja on kirjattu osakkeiden omistajaksi MML:n ylläpitämään osakehuoneistorekisteriin.

Jos osakas on kirjattu täsmäytyspäivänä eli viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä joko osakeluetteloon tai osakehuoneistorekisteriin, hänellä on siis oikeus osallistua yhtiökokoukseen.

Osallistumisoikeudella tarkoitetaan läsnäolo-, puhe- ja kyselyoikeutta sekä äänioikeutta yhtiökokouksessa.

Osakeluettelo voi näyttää myös tyhjää – miksi? 

Kun osakkeet vaihtavat omistajaa, omistajan on haettava omistuksen kirjaamista Maanmittauslaitokselta. Maanmittauslaitos kirjaa omistajan osakehuoneistorekisteriin, ja merkintä tulee näkyviin osakeluetteloon vasta sitten, kun MML on saanut Verohallinnolta tiedon varainsiirtoveron maksamisesta.

Osakeluettelossa ei siis näy omistajan tietoja silloin, kun hänet on kirjattu osakehuoneistorekisteriin, mutta tieto varainsiirtoveron maksamisesta ei ole vielä välittynyt MML:lle. Osakehuoneistorekisterin ja osakeluettelon tiedot omistajasta eivät voi olla ristiriitaisia. Tällä ei kuitenkaan ole taloyhtiön toiminnan tai yhtiökokoukseen osallistumisen kannalta merkitystä, kun kirjaaminen osakehuoneistorekisteriin antaa osakkaalle samat oikeudet kuin osakeluettelomerkintä ennen HTJ-aikaa. Taloyhtiön ei tarvitse enää valvoa varainsiirtoveron maksamista, eikä tiedon puuttuminen tai maksulaiminlyönti vaikuta osakkaan oikeuksiin taloyhtiössä.

Mistä saan tiedon omistajasta, joka voi osallistua yhtiökokoukseen?

Tiedon sekä osakeluetteloon että osakehuoneistorekisteriin merkityistä omistajista saa MML:lta suoraan järjestelmään rajapintojen kautta. Voit tarkistaa oman järjestelmäsi toiminnot tarvittaessa järjestelmätoimittajalta. Kummassakin rekisterissä olevat omistajat käyvät ilmi myös MML:n osakeluettelon siirtopalvelusta saatavalta yhteystiedot-tulosteelta.

Jos tieto osakehuoneistorekisteriin kirjatusta omistajasta on tarpeen ennen osakeluettelomerkinnän tekemistä, tieto haetaan ensisijaisesti isännöintijärjestelmän kautta (jos järjestelmä tukee muutostietojen hakua Maanmittauslaitokselta). Tämän lisäksi tiedon saa tarvittaessa myös kysymällä MML:n asiakaspalvelusta.

MML ilmoittaa taloyhtiölle uuden omistajan kirjaamisesta osakehuoneistorekisteriin. Ilmoitus lähetetään sähköpostilla, jos kaupparekisteriin on merkitty taloyhtiön yhteystietoihin sähköpostiosoite, muussa tapauksessa postitse. Myös tämä ilmoitus on pätevä osoitus siitä, että omistaja on kirjattu osakehuoneistorekisteriin.

Lue lisää huoneistotietojärjestelmän palveluista isännöitsijöille MML:n verkkosivuilta.

Poikkeus vahvistaa säännön

Vanhaa asunto-osakeyhtiölain säännöstä osallistumisesta sovelletaan siihen asti, kunnes osakkeet ovat vaihtaneet omistajaa tai omistaja on kirjattu osakehuoneistorekisteriin.

Jos siis kauppa tai muu omistajanvaihdos on tapahtunut ennen osakeluettelon siirtoa, eikä viimeisintä omistajaa ole voitu syystä tai toisesta merkitä osakeluetteloon omistajaksi, voi osakkaalla olla edelleen oikeus osallistua yhtiökokoukseen, kunhan hän on esittänyt selvityksen saannosta yhtiölle. Poikkeustilanteita on kuvattu tarkemmin kuvallisessa ohjeessa.

Teksti: Jenni Valkama