Huoneistotietojärjestelmä jäljessä, kenet kutsutaan ja päästetään yhtiökokoukseen?

Jos taloyhtiön osakkeet ovat vaihtaneet omistajaa hiljattain, huoneistotietojärjestelmässä voi olla vielä merkittynä vanha omistaja. Siihen, kenelle yhtiökokouskutsu lähetetään, kuka voi osallistua ja kenellä on äänioikeus, vaikuttaa monen tapahtuman ajoittuminen suhteessa toisiinsa:

• milloin yhtiö siirrettiin huoneistotietojärjestelmään
• milloin omistuksen vaihdos tapahtui
• milloin yhtiökokouskutsu lähetetään
• milloin Maanmittauslaitos saa omistuksen rekisteröinnin valmiiksi
• yhtiökokousta edeltävä päivä (täsmäytyspäivä).

Tässä artikkelissa selvennetään viiden esimerkin avulla, kuka missäkin tapauksessa kutsutaan ja kuka saa äänestää yhtiökokouksessa.

Kutsu yhtiökokoukseen lähetetään aina vähintään sille, joka huoneistotietojärjestelmässä on kutsujen lähetyspäivänä merkittynä osakkeenomistajaksi. Isännöinti ei voi vaikuttaa enää osakeluettelon tietoihin, vaan vastuu sen päivittämisestä on Maanmittauslaitoksella. Käsittelyruuhkien takia omistuksen rekisteröinti voi kestää kuukausia. Siirtymäaikana kutsuja voi siis päätyä entisille osakkeenomistajille.

Jos omistuksen rekisteröinti on vasta jonossa, osakkeiden oikea, uusi omistaja voi aina osallistua yhtiökokoukseen vanhan omistajan valtuuttamana.

Isännöitsijäntodistukseen muistutus tilanteesta

Isännöintiliitto suosittelee, että isännöinti merkitsee kauppaa varten annettavaan isännöitsijäntodistukseen muistutuksen rekisteröinnin hakemisesta ja käsittelyajan vaikutuksesta osakkeenomistajan oikeuksien käyttöön esimerkiksi näin:

”Huomioithan, että uudella omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen vasta sen jälkeen, kun hänet on rekisteröity omistajaksi Maanmittauslaitoksen osakehuoneistorekisteriin. Rekisteröinnin on oltava valmis viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Pelkkä rekisteröintihakemuksen tekeminen ei vielä oikeuta uutta omistajaa äänestämään yhtiökokouksessa.

Osakeluetteloon tai osakehuoneistorekisteriin merkitty omistaja (myyjä) voi antaa ostajalle valtakirjan osallistumista varten. Valtakirja on tarpeen esimerkiksi silloin, kun rekisteröintihakemuksen käsittely on MML:lla vielä kesken. 

Isännöintiliitto ei suosittele valtuuttamista kauppakirjassa, sillä valtuutukset on liitettävä yhtiökokouksen pöytäkirjaan. Kaupantekotilaisuus on silti oiva paikka luovuttaa valtakirja uudelle omistajalle.

Viisi tapausesimerkkiä eri ajoituksista

Tapaus 1: Ostaja B ostaa huoneiston A:lta osakeluettelon siirron jälkeen, ja Maanmittauslaitos ehtii käsitellä rekisteröintihakemuksen ennen yhtiökokouskutsujen lähettämistä.

• Yhtiökokouskutsun saa: B
• Äänioikeus yhtiökokouksessa: B:llä

Tapaus 2: Yhtiökokouskutsu on lähetettävä, mutta Maanmittauslaitos ei ole ehtinyt rekisteröidä B:n omistusta.

• Yhtiökokouskutsun saa: A. Jos yhtiö saa tiedon kaupasta ja B:n yhteystiedoista ennen yhtiökokousta, voi yhtiö vapaaehtoisesti toimittaa kutsun myös B:lle.
• Äänioikeus yhtiökokouksessa: B:llä, koska hänet on merkitty viimeistään täsmäytyspäivänä osakehuoneistorekisteriin/osakeluetteloon.

Tapaus 3: Maanmittauslaitos ehtii käsitellä B:n rekisteröintihakemuksen ennen yhtiökokousta, mutta vasta täsmäytyspäivän jälkeen.

• Yhtiökokouskutsun saa: A. Jos yhtiö saa tiedon kaupasta ja B:n yhteystiedoista ennen yhtiökokousta, voi yhtiö vapaaehtoisesti toimittaa kutsun myös B:lle.
• Äänioikeus yhtiökokouksessa: B:llä, jos hän viimeistään yhtiökokouksessa esittää luotettavan selvityksen saannostaan.
• B saa tässä tapauksessa äänioikeuden esittämällä saantoselvityksen eli kauppakirjan, koska B on saanut omistusoikeuden ennen osakeluettelon siirtoa.

Tapaus 4: B on ostanut asunnon ennen osakeluettelon siirtoa, ja Maanmittauslaitos on ehtinyt rekisteröidä omistuksen ennen yhtiökokouskutsujen lähettämistä.

• Yhtiökokouskutsun saa: B
• Äänioikeus yhtiökokouksessa: B:llä, koska hänet on merkitty viimeistään täsmäytyspäivänä osakehuoneistorekisteriin/osakeluetteloon.

Tapaus 5: B ostaa huoneiston vasta sen jälkeen, kun yhtiökokouskutsut on jo lähetetty, ja rekisteröinti valmistuu vasta täsmäytyspäivän jälkeen.

• Yhtiökokouskutsun saa: A. Jos yhtiö saa tiedon kaupasta ja B:n yhteystiedoista ennen yhtiökokousta, voi yhtiö vapaaehtoisesti toimittaa kutsun myös B:lle.
• Äänioikeus yhtiökokouksessa: A:lla, joka on Maanmittauslaitoksen osakeluetteloon merkitty omistaja. A voi halutessaan antaa B:lle valtakirjan edustaa osakesarjaa yhtiökokouksessa, jolloin B:llä on valtuutuksen perusteella kokouksessa äänioikeus.
• Läsnäolo-oikeus yhtiökokouksessa ilman äänioikeutta: Jos B ei ole saanut valtakirjaa A:lta, yhtiökokous voi sallia B:n läsnäolon yhtiökokouksessa (ilman äänioikeutta). Yhtiökokous ei voi tehdä päätöstä äänioikeuden antamisesta, vaan ainoastaan siitä, sallitaanko ”ulkopuolisten” läsnäolo kokouksessa. Puheoikeuden käyttäminen on tällöin mahdollista, mutta ilman äänioikeutta ei voi osallistua päätöksentekoon.
• Lataa tiedotemalli ja valtakirjapohja, jotka voi liittää yhtiökokouskutsuun