Huoneistotietojärjestelmän myytit ja faktat

Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen on herättänyt isännöintiyrityksissä paljon kysymyksiä. Tuleeko lisäaikaa? Entä jos siirto myöhästyy takarajasta? Mitä jatkokehityksessä tapahtuu? Mikä muuttuu? Kokosimme tähän ajankohtaisimmat kysymykset ja vastaukset isännöinnille.

OSA I: Osakeluetteloiden siirto huoneistotietojärjestelmään

Onko osakeluettelojen siirtoon tulossa lisäaikaa?

Aikaa on vuoden 2023 loppuun, eikä lisäaikaa ole tulossa. Takarajan jälkeen siirtopalvelun käytöstä tulee todennäköisesti jollain tavalla maksullista. Tätä säädellään asetuksella, jota valmistelee maa- ja metsätalousministeriö.

Milloin valmistautuminen kannattaa aloittaa?

Siirto vaatii suunnittelua, koska siihen liittyy manuaalista työtä. Viimeistään nyt on aika ottaa asia työpöydälle. Valitse siirtoprojektille projektipäällikkö, joka huolehtii työn ja siirron jälkeisen elämän suunnittelusta. Aikatauluta siirto ja varaa riittävästi ihmisiä tallennustyöhön. Käytännössä varmasti syksy on väljintä aikaa huomioiden isännöinnin kausivaihtelun.

Miten paljon työtä osakeluettelon siirto vaatii?

Tutustu Isännöintiliiton jäsenohjeeseen sekä Maanmittauslaitoksen ohjeisiin osakeluettelon siirrosta.

Arvioi, paljonko työaikaa oman asiakaskuntasi siirto vie. Jos esimerkiksi paljon osakkeenomistajien syntymäaikoja puuttuu tai osakeryhmillä on rajoituksia, siirto voi kestää kokonaisen työpäivän taloyhtiötä kohden kaikkine selvittelyineen ja tietojen korjailuineen. Jokainen osakeryhmä on joka tapauksessa vähintään klikattava hyväksytyksi siirtopalvelussa.

Onko tulossa nykyistä automaattisempi osakeluettelon siirtopalvelu?

Ei ole, koska siirto tehdään vain kerran.

Tällä hetkellä järjestelmätoimittajat keskittyvät kehittämään siirron jälkeistä arkea helpottavia ominaisuuksia, joilla omistajatietoja saadaan jatkossa huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään. Tietopalveluominaisuuksien valmistumisesta oma järjestelmätoimittajasi osaa kertoa tarkemmin.

Vanheneeko taloyhtiön hallituksen päätös siirrosta?

Päätös ei vanhene, eli periaatteessa sen voi tehdä hyvissä ajoin ennen kuin osakeluettelo käytännössä siirretään. Siirron toteutuksesta pitää sopia hallituksen kanssa. Aikatauluun vaikuttavista asioista kannattaa kertoa hallitukselle avoimesti, jotta vältetään turha epätietoisuus asian edistymisestä.

Maanmittauslaitoksen sähköisissä omistajamerkinnöissä oli ruuhkaa. Kauanko merkintä kestää? Milloin isännöinti saa tiedon uudesta omistajasta?

Maanmittauslaitos on saanut omistuskirjausten ruuhkat purettua ja varautunut hakemusmäärien kasvuun. Hakemusten käsittelyajat tällä hetkellä

Miten taloyhtiön hallinnon hoito muuttuu osakeluettelon siirron jälkeen?

Osakeluetteloa ylläpitää sen jälkeen Maanmittauslaitos, jonka tietopalvelusta isännöinti saa tiedot osakkeiden omistajista, saannoista ja kokouskutsujen toimitusosoitteista. Lue lisää Huoneistotietojärjestelmä-jäsenohjeesta.

Jo valmistautumisvaiheessa on hyvä käydä läpi, mitä muutoksia osakeluettelon ylläpidon siirtyminen edellyttää oman organisaation prosesseihin.

Mistä saan tukea?

Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirron tuki auttaa yksityiskohtaisemmissa kysymyksissä.

OSA II: Huoneistotietojärjestelmän jatkokehitys, ”kakkosvaihe”

Huoneistotietojärjestelmän seuraava kehitysvaihe on käynnissä. Se ei liity enää osakeluettelojen siirtämiseen, vaan tarkoituksena on viedä huoneistotietojärjestelmään omistajatietojen lisäksi muita taloyhtiön taloudellisia ja teknisiä tietoja, joita isännöinti ylläpitää tällä hetkellä omissa järjestelmissään. Näitä ovat esimerkiksi laina- ja korjaustiedot.

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään halutaan?

Yhtiön tulisi tallentaa järjestelmään esimerkiksi yhtiön lainojen, tehtyjen ja suunnitteilla olevien remonttien ja osakkaan muutostöiden tietoja. Tietoja voisi pyytää esimerkiksi pankki tai kiinteistönvälittäjä suoraan huoneistotietojärjestelmästä. Isännöinti ylläpitäisi jatkossakin tietoja ja vastaisi niiden oikeellisuudesta. Säädöksin määritellään, miten usein tai milloin tieto pitäisi päivittää.

Tietojen käyttö samassa tarkoituksessa, kuin mihin isännöitsijäntodistusta nykyään käytetään, vaatii tietosisällön tarkkaa määrittelyä ja vakiointia.

Mikä kakkosvaiheen aikataulu on?

Jatkokehityshanke on käynnissä vuosina 2022-2026. Vuoden 2022 aikana on valmisteilla uutta lainsäädäntöä, josta Isännöintiliitto on antanut tarkan lausunnon heinäkuussa 2022.

Mitä Isännöintiliitto tavoittelee jatkokehitykseltä jäsenten kannalta?

Isännöintiliiton tavoitteena on, että isännöintialan näkemykset otetaan riittävän vakavasti kokonaisuudessa huomioon ja että isännöitsijöiden kannettavaksi jäävä taloyhtiön hallinnon työtaakka pysyy kohtuullisena. Lakiesityksessä ja siinä esitetyssä tietomallissa on paljon isännöinnin kannalta kriittisiä yksityiskohtia.

Lausunnon laatimisessa Isännöintiliitto on käyttänyt apuna taustakeskusteluja jäsenten kanssa sekä jäsenistä koostuvaa työryhmää.