Osakehuoneistorekisteri muuttaa isännöintiä

Sähköinen huoneistotietojärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2019. Huoneistotietojärjestelmään kerätään vähitellen kattavat tiedot osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista.

Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden siirtyminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin isännöinti siirtää taloyhtiöiden osakeluettelot järjestelmään. Osakeluettelon siirron jälkeen jokaisen osakkeenomistajan tulee hakea osakehuoneistonsa omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Samassa yhteydessä Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan.

Tiedonsiirtomahdollisuus isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välille saadaan käyttöön Maanmittauslaitoksen arvion mukaan isännöintijärjestelmästä riippuen vuodesta 2021 alkaen. Tämän teknisen rajapinnan avulla osakeluettelon pohjatiedot voidaan siirtää huoneistotietojärjestelmään isännöintijärjestelmästä ja isännöintijärjestelmä voi hakea tietoja myöhemmin huoneistotietojärjestelmästä. Isännöintiyrityksen kannattaa odottaa teknistä siirtopalvelua ja kysyä tarkempaa aikataulua omalta isännöintijärjestelmätoimittajaltaan.

Jos hallinnoit taloyhtiöitä ilman isännöintijärjestelmää, voit jo käyttää osakeluettelon siirtoon Maanmittauslaitoksen sähköistä siirtopalvelua.

Osakehuoneistorekisteristä hyötyä isännöinnin arjessa

Kun taloyhtiö siirtää osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle, yhtiön ja samalla isännöinnin vastuu osakeluettelon ylläpidosta päättyy.

Osakeluettelon ylläpito on isännöinnissä voinut vaatia muun muassa monimutkaisia osakkeiden siirtotilanteisiin liittyviä saantoselvityksiä erilaisine asiakirjoineen ja sukuselvityksineen. Isännöinti ei myöskään enää valvo taloyhtiön puolesta ostajien varainsiirtoverojen maksua. Osakeluettelon siirron jälkeen osakeluettelojäljennöksiä koskevat pyynnöt esitetään isännöinnin sijasta Maanmittauslaitokselle.

Tavoite on, että manuaalinen työ isännöinnissä vähentyy ja aikaa jää enemmän näkyvään asiakkuudenhoitoon.
Huoneistotietojärjestelmä kokoaa eri viranomaisrekisterissä olevia tietoja, mikä helpottaa myös isännöinnin tiedontarvetta.

Isännöinnissä kannattaa ennen osakeluetteloiden siirtoa huolehtia seuraavista asioista:

• Päivitä kaupparekisteriin ajan tasalle taloyhtiön edustajatiedot, jotta osakeluettelon siirto onnistuu.
• Tarkista, että isännöinnin yhteystiedot ovat kaupparekisterissä oikein, jotta tieto omistajavaihdoksista, osakkaiden muuttuneista yhteystiedoista ja rekisteröinneistä tulee jatkossa oikealle isännöitsijälle.
• Päätä, miten osakeluetteloiden tarkistustyö organisoidaan ja hoida tarkistustyötä tekeville valtuudet kuntoon suomi.fi -palvelussa.
• Kysy järjestelmätoimittajaltasi järjestelmäpäivityksen aikataulusta ja varmista, että isännöintijärjestelmästä voi ladata tietoja ulos tarvittavassa muodossa.
• Mieti, miten osakehuoneistorekisteri muuttaa työntekoa yrityksessäsi ja mitä vaikutuksia sillä on pitkällä tähtäimellä.
• Huom. Tarkista, että siirrettävät tiedot vastaavat yhtiön voimassa olevaa yhtiöjärjestystä.

Isännöinti voi myös tarkistaa ennen osakeluettelon siirtoa, ovatko osakeluettelon tiedot ajan tasalla ja onko osakeluetteloissa keskeneräisiä omistajamerkintöjä sen takia, että osakas ei ole toimittanut luotettavaa selvitystä saannostaan. Osakkaita voi kehottaa saattamaan loppuun nämä keskeneräiset selvitykset. Jos osakkaat eivät selvitä keskeneräisiä saantoja, Maanmittauslaitokselle ilmoitetaan kunkin huoneiston osalta viimeinen osakeluetteloon merkitty omistaja. Jos yhtiön tai isännöitsijän tiedossa ei ole jollekin huoneistolle osakkeenomistajaa, ota yhteyttä osakeluettelon siirron tukeen (Maanmittauslaitos).

Muistilista vaikutuksista isännöintiin

• 1.1.2019 alkaen on isännöitsijäntodistuksessa tullut olla tieto siitä, onko osakeluettelon siirto tehty Maanmittauslaitokselle sekä tieto siitä, onko kyseessä olevan huoneiston osakekirja mitätöity.
• Taloyhtiön on säilytettävä tiedot osakeluettelon siirtoa edeltäneistä omistajista 10 vuoden ajan viimeisestä omistajavaihdoksesta.
• Yhtiökokouskutsun toimitusosoitteet löytyvät tulevaisuudessa osakehuoneistorekisteristä.
• Osakkaan oikeus käyttää osakeoikeuksia tarkistetaan osakehuoneistorekisteristä, kun omistajarekisteröinti on tehty.
• Vastikkeiden perintä: Isännöinti saa tiedon uudesta omistajasta osakehuoneistorekisteristä ja toimittaa vastikemaksutiedot uudelle osakkaalle rekisteröinnin mukaisesti. On myyjän ja ostajan oma asia järjestellä vastikemaksut kauppakirjassa sopimallaan tavalla keskenään.

• Lunastusmenettely: Lunastuslausekkeen määräajat lasketaan jatkossa siitä, kun yhtiö on saanut osakehuoneistorekisteristä tiedon osakkeiden siirtymisestä sekä muut ilmoituksen tekemistä varten tarpeelliset tiedot. Jatkossakin ostaja tai välittäjä toimittaa isännöintiin kauppakirjan tai muut tarvittavat tiedot lunastusmenettelyn käynnistämiseksi. Maanmittauslaitos merkitsee osakeluetteloon tiedon lunastusmenettelystä, ja merkintä on voimassa 3 kuukautta. Hallituksen, käytännössä isännöinnin, on ilmoitettava Maanmittauslaitokselle lunastusprosessin lopputuloksesta viipymättä. Samoin on ilmoitettava, jos lunastusprosessi on kolmen kuukauden kuluttua vielä kesken.

Lisätietoa paljon saatavilla:

Lisätietoa isännöinnin roolista ja osakehuoneistorekisteristä löydät Isännöintiliiton Mappi-jäsenpalvelun jäsenohjeesta.

Hyödynnä myös Isännöintiliiton jäsenpalvelun tiedotemallit. Ladattavissa on tiedotemalli, jolla kerrot osakehuoneistorekisteristä yleisesti sekä tiedotemalli, kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty osakehuoneistorekisteriin.

Lisää tietoa osakehuoneistorekisteristä saat osakehuoneistorekisteri.fi:stä sekä lisätietoa siirron tekemisestä Huoneistokirjaamisen käsikirjasta.

Teksti: Laura Lithenius ja Kirsi Salo