Vastauksia tyypillisimpiin tietosuojakysymyksiin

Tietosuoja-asetusta (GDPR) sovelletaan 25.5. eteenpäin kaikissa EU:n jäsenmaissa. Asetus tarkentaa ja yhtenäistää käytäntöjä henkilötietojen käsittelyssä. Velvoitteet koskevat myös taloyhtiöitä, sillä taloyhtiössä ylläpidetään asunto-osakeyhtiölain edellyttämiä osakeluetteloa ja tietoja osakkaiden remonteista sekä asukasluetteloa taloyhtiössä asuvista henkilöistä. Kaikki rekisterit sisältävät henkilötietoja.

Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto ovat tarttuneet toimeen helpottaakseen taloyhtiöiden tietosuoja-asetusaikaan valmistautumista. Tietosuojaan liittyvät useimmin kysytyt kysymykset löytyvät nyt Isännöintiliiton verkkosivuilta.

Henkilötunnukset voi kerätä vain asukasluetteloon

Vastauksissa otetaan kantaa kysymyksiin, jotka nousevat monissa taloyhtiöissä keskusteluun. Voiko taloyhtiön osakkailta ja asukkailta esimerkiksi kerätä henkilötunnukset yhtiön rekistereihin? Tulkinnassa on lähdetty siitä, että henkilötietojen kerääminen on katsottu aiemmin tietosuojavaltuutetun lausunnossa perustelluiksi, kun myydään palvelua tai tuotetta, jossa laskutus tapahtuu myöhemmin. Monet taloyhtiön perimistä maksuista, kuten vastikkeet, käyttökorvaukset ja vuokrat, ovat tämän tyyppisiä. Peruste näiden tietojen keräämiseen siis on olemassa. Tiedot pitää kuitenkin kerätä asukasluetteloon, sillä osakeluetteloon ei tule kerätä muita tietoja, kuin mitä asunto-osakeyhtiölaki edellyttää.

Verkkosivujen koosteen lisäksi tietosuoja-asetukseen voi perehtyä alkukesän Laki ja järjestys -koulutuksessa 7.6. Lakimies Kai Haarma, Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:sta luennoi aiheesta otsikolla Tietosuoja-asetus astui voimaan, muuttuiko maailma? Tule luennolle kuulemaan, miten asetus on vaikuttanut isännöintiyrityksiin, isännöitsijän toimintaan ja taloyhtiön hallinnon hoitoon.

Laki ja järjestyksen ilmoittautuminen päättyy 21.4.

Teksti: Tommi Leppänen