Voiko isännöinti jo suositella taloyhtiöille siirtymistä huoneistotietojärjestelmään?

Huoneistotietojärjestelmä alkaa pikku hiljaa puhuttaa myös osakkaita. Asunto-osakkeiden omistustietojen siirto viranomaisen ylläpitoon on valtakunnallinen yhteisponnistus, jossa eletään siirtymäaikaa paperisten osakekirjojen ja sähköisten omistusmerkintöjen välillä. Osakeluettelot tulee siirtää huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.

Isännöintiin tulee jo kysymyksiä, milloin on oman taloyhtiön vuoro.

Isännöinnin kannalta osakeluettelon siirtoon ja siirron jälkeiseen elämään liittyy muutama asia, jotka kannattaa omassa yrityksessä miettiä loppuun asti ennen kuin osakeluetteloita lähdetään siirtämään.

Pohjatiedot kuntoon

• Päivitä kaupparekisteriin ajan tasalle taloyhtiön edustajatiedot ja isännöinnin sähköpostiosoite.
• Tarkista että taloyhtiön yhtiömuoto kaupparekisterissä on asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö ja KKOy:n yhtiöjärjestyksessä maininta kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään.
• Tarkista osakeluettelon tietojen ajantasaisuus. Onko viimeisin omistaja merkitty osakeluetteloon? Vastaavatko osakeryhmät voimassa olevaa yhtiöjärjestystä? Ovatko osakkaiden syntymäajat tiedossa? Onko rajoituksia kuten lunastuslauseke?

Resurssit ja valtuudet kuntoon

• Perehdy osakeluettelon siirron työvaiheisiin ja mieti, paljonko aikaa ja resursseja pitää varata siirtoon. (Siirtopalvelun käyttöohjeet osakehuoneistorekisteri.fi:ssä).
• Suunnittele, ketkä kaikki toimistollanne todellisuudessa hoitavat osakeluettelojen siirtoja.
• Valtuuta tarvittavat henkilöt suomi.fi:ssä.

Aikataulu kuntoon

• Järjestelmätoimittajasi osaa arvioida, milloin isännöintijärjestelmä on valmis siirtoon ja tietopalvelun käyttöön.
• Huomioi, että tällä hetkellä Maanmittauslaitoksella on uusien omistusten rekisteröinnissä noin 2 kuukauden viive. Viive pyritään poistamaan, mutta se vaikuttaa muun muassa yhtiökokouskutsujen lähettämiseen osakeluettelon siirtämisen jälkeen.

Osakasviestintä kuntoon

• Suunnittele, miten osakkaille kerrotaan suunnittelemastasi aikataulusta ja toimenpiteistä.
• Hyödynnä Isännöintiliiton jäsenohjeen lopussa olevia asiakasviestintävinkkejä.
• Hyödynnä Maanmittauslaitoksen valmiita materiaaleja, joilla voi kertoa mm. osakkaille heidän velvollisuuksistaan.
• Tulossa on myös isännöitsijäntodistuspaketin mukana asunnon ostajalle annettava liite, jossa ohjeistetaan uusi omistaja hakemaan omistusmerkintää.

Hallituksen päätös

Noin! Enää puuttuu taloyhtiön hallituksen päätös, että osakeluettelo siirretään huoneistotietojärjestelmään. Osakeluettelon siirtopalvelussa on annettava päivämäärä, jolloin taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen osakeluettelon siirrosta.

Huomioita siirron jälkeisestä elämästä

Kun huoneistotietojärjestelmään siirretyn taloyhtiön osakas vaihtuu, uusi osakas hakee omistuksen siirtomerkintää Maanmittauslaitokselta (MML). Omistusten rekisteröinneissä on tällä hetkellä noin kahden kuukauden viive, jonka poistamiseksi MML on jo rekrytoinut lisää kirjaajia.

Ennen siirtoa kannattaa varmistaa isännöintijärjestelmän toimittajalta, että järjestelmä pystyy hyödyntämään huoneistotietojärjestelmän tietopalvelua. Näin esimerkiksi omistusten ja yhteystietojen muutoksia ei tarvitse erikseen kysellä Maanmittauslaitokselta asiakaspalvelun kautta.

Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirron tuki auttaa isännöitsijöitä arkisin 9-16.