Etäkokous purkaa syksyyn kertyvää ruuhkaa

Kymmenen prosenttia isännöitsijöistä aikoo järjestää yhtiökokoukset tänä keväänä etäyhteyksien avulla, kun koronavirusepidemia rajoittaa fyysistä kokoontumista. Isännöitsijöistä 34 prosenttia siirtää kaikki kokoukset. Useimmat hyödyntävät sekä etämahdollisuuksia että kokousten siirtämistä taloyhtiöiden tarpeiden mukaan.

Tämä käy ilmi Isännöintiliton jäsenkyselystä, joka toteutettiin maaliskuun lopulla keskellä pahenevaa koronaepidemiaa. Suomen hallitus on kieltänyt yli kymmenen henkilön kokoontumiset, ja yli 70-vuotiaita on kehotettu pysymään karanteenia vastaavissa oloissa.

Taloasema Hyvinkään yrittäjä Ville Pitkäranta aikoo järjestää kaikki rutiininomaiset yhtiökokoukset etäkokouksina. Työkaluinaan hänellä on Microsoftin Teams sekä Taloaseman sähköinen yhtiökokous, jossa osakkaat voivat käydä kirjallisesti kannattamassa tai vastustamassa hallituksen esityksiä etukäteen.

– Asiakkaat ovat ottaneet tämän oikein positiivisesti vastaan. Valtaosa asioistahan on vain perusasioita, ja aika harvoin osakas lähtee enää yhtiökokouksessa pohtimaan, voidaanko tilinpäätös vahvistaa, Pitkäranta sanoo.

Isännöitsijä voi olla yksin

Sähköinen yhtiökokous edellyttää, että etäosallistuminen mainitaan kutsussa. Hallitus päättää, mitä kokouksessa käsitellään, ja Pitkäranta laatii kutsun. Kutsussa on jokaiselle osakkaalle oma etäkokouksen pin-koodi sekä ohjeet osallistumiseen. Osakkaalta osallistuminen ei edellytä ohjelmistoja, vain verkkoselaimen käyttöä.

Osallistujat kirjautuvat kokoussivulle ja rastittavat kannattavansa tai vastustavansa esityksiä. Pitkäranta on mahdollistanut myös omien ehdotusten kirjoittamisen niihin kohtiin, joissa se on järkevää, esimerkiksi lisäehdotukset hallituksen jäseniksi.
Sähköinen kokous sulkeutuu varsinaista kokousta edeltävänä iltana kello 23.30, ja isännöitsijä koostaa vastauksista etäosallistujien tulokset.

Kokouspäivänä Pitkäranta järjestää varsinaisen kokouksen Teamsilla tai tarpeen vaatiessa puhelimitse. Virallinen, kutsussa mainittu kokouspaikka voi olla esimerkiksi kokouksen puheenjohtajan koti, jos puheenjohtaja on osakkeenomistaja. Isännöitsijä voi olla toimistollaan yksin ja pöytäkirjantarkastaja niinikään kotonaan etäyhteyden päässä.

– Toistaiseksi kukaan ei ole vaatinut ehdoin tahdoin päästä paikan päälle, Pitkäranta sanoo.

Hän on juuri hankkinut kotitoimistolleen uuden web-kameran ja hyvät kuulokkeet mikrofonilla, jotta yhteyksien laatu olisi mahdollisimman hyvä ja asiakkaat näkisivät isännöitsijän kasvot.

Kokouksen puheenjohtaja huolehtii, että puhelimitse ja Teamsin avulla osallistuvat osakkaat tunnistetaan. Se onnistuu esimerkiksi puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen avulla.

Sähköisessä ennakkoäänestyksessä annetut kannat huomioidaan kokouksen päätöksissä. Jos osakas on jo lähettänyt kantansa ennakkoon ja osallistuu kuitenkin vielä Teams-kokoukseen, hänen ennakkoäänestystuloksensa mitätöidään ja vain hänen Teams-kokouksen aikana esittämänsä kannat huomioidaan. Näin vältetään tuplaäänet.

Vaikeille päätöksille oma kokous

Jos eteen tulee vaikeampia päätöksiä, niitä varten järjestetään ylimääräinen kokous myöhemmin.

– Joissain yhtiöissä on tulossa isoja remontteja, joissa on tärkeää, että osakkaat pääsevät kuuntelemaan ja osallistumaan, mutta emme ole jäniksen selässä. Jos remontti alkaa nyt kesällä, se on käsitelty yhtiökokouksessa jo syksyllä, Pitkäranta sanoo.

Etäkokouksen järjestäminen ei Pitkärannan mukaan vaadi isännöitsijältä lisätöitä, mutta järjestelmiä toki pitää opetella käyttämään. Kokousmateriaali on kuitenkin syytä laatia niin huolella, että esitykset ovat ymmärrettäviä ja helppoja kannattaa.

– Tärkeintähän on saada uusi vastike voimaan ja perusasiat rullaamaan. Jos kokouksia lykkää, muutokset ovat rajumpia, Pitkäranta sanoo.

Puhelimella yhtiökokoukseen?

Taloasema tarjoaa osakkaille mahdollisuuden osallistua yhtiökokoukseen myös puhelimella. Osakas soittaa kokouksen numeroon, näppäilee pin-koodin ja pääsee näin kuulemaan, osallistumaan keskusteluun ja äänestämään. Tarvittaessa kokouksesta voidaan soittaa myös hänelle, jos koodin näppäily ei onnistu.

– Pidämme 20–30 kokousta joka ilta. Joukossa on sekä hallitusten kokouksia että yhtiökokouksia, enkä ole kuullut, että yhtäkään niistä olisi jouduttu keskeyttämään, kertoo Taloasema- ketjun ja Helsingin Seudun Isännöitsijät HSI:n toimitusjohtaja Esko Pietikäinen.

Teams-kokoussovellus luo puhelinnumeron automaattisesti, kun isännöitsijä luo kokouksen kalenteriin. Toiminto sisältyy Microsoftin O365 E5-lisenssiin, muihin sen saa lisämaksusta. Vastaava onnistuu myös Google Hangouts Meetissä, kun yrityksellä on käytössä G Suite.

Pietikäisen mukaan etäkokoukset ovat tavallisia lyhyempiä, ja osassa taloyhtiöistä niihin on osallistunut jopa enemmän väkeä kuin saman yhtiön yhtiökokouksiin aiemmin.

– Tämä on jopa yhdenvertaisempaa kuin tavallinen yhtiökokous. Ei niissäkään ole aina mietitty, pääseekö kokouspaikkaan pyörätuolilla tai miten kaukana asuvat voivat osallistua.

Joka tilanteeseen hänkään ei etäkokousta suosittele.

– On sellaisiakin kokoontumisia, jotka ovat selvästi parempia kasvokkain. Tärkeitä infotilaisuuksia ei ehkä kannata järjestää etänä.

Uusia kokoustaitoja kannattaa harjoitella

Viimeiset pari viikkoa Pietikäinen on kouluttanut isännöitsijöitä ja asiakkaita etäkokouksen pitämiseen. Kahdesti viikossa hän pitää julkisen, kaikille taloyhtiöille suunnatun etäperehdytyksen, ja pari kertaa päivässä hän auttaa isännöitsijöitä harjoittelemaan kokouksen pitämistä.

– Harjoittelemalla saa itseluottamusta, ettei tekniikka jännitä kokoustilanteessa. Vaikka ihan hyvin Teamsissakin voi pysähtyä samalla lailla kuin fyysisessä kokouksessa pysähdytään kaivelemaan papereita tai laskemaan ääniä. Ei etäkokouksenkaan tarvitse sujua kuin suora radiolähetys, hän lohduttaa.

Lisätietoa: HSI:n ja Taloaseman sähköiset testikokoukset keskiviikkoaamuisin ja sunnuntai-iltaisin