Kilpailutusta ilman silpputyötä

On aika uudistaa taloyhtiöiden hankkeiden kilpailuttamisen työtavat. Nyt siihen löytyy työkalu. 

Perinteinen tapa kilpailuttaa taloyhtiön hanke tapahtuu usein seuraavasti. Kirjoitetaan tarjouspyyntö Wordilla – usein omia vanhoja pohjia hyödyntäen. 

Valmis tarjouspyyntö käännetään pdf-muotoon ja lähetetään sähköpostilla toimittajille – joita ehkä löytyy valmiina omasta sähköpostiohjelmasta tai niitä etsitään Googlen kautta.  

Lähetyksen jälkeen odotellaan tarjouksia ja niitä tallennetaan matkan varrella sähköpostista kovalevylle. Tarjousten päättöajan jälkeen tutkitaan saadut tarjoukset ja tehdään vertailut. Jos hyvin käy, tarjoukset ovat yhteismitallisia ja vertailu onnistuu helposti.  

Kilpailutuksen pyörittäminen vaatii paljon sähköpostien hoivaamista ja muuta silpputyötä, jota isännöitsijällä on riittämiin muutenkin.  

Thinger Hankinta säästää aikaa 

Thinger Hankinta on palvelu, joka siirtää kilpailuttamisen sähköpostista sitä varten tehtyyn järjestelmään. Tarjouspyyntö luodaan palvelussa ja lähetetään sen kautta valituille toimittajille – joita järjestelmästä löytyy valmiina jo tuhansia. Toimittaja jättää tarjouksensa palvelun kautta ja se on heti nähtävissä ylläpidon kautta. Vertailu luodaan automaattisesti ja saadut tarjoukset on helppo välittää hallitukselle päätöksentekoa varten. 

Palvelu säästää isännöitsijän työaikaa ja energiaa. Lisäksi se auttaa saamaan riittävästi tarjouksia ja pitää automaattisesti hallituksen ajan tasalla kilpailutuksen tilanteesta. 

10+ Isännöinti on yksi tyytyväisistä käyttäjistä 

Thinger Hankinta on yleistynyt voimakkaasti ja sillä on jo 70 käyttäjäorganisaatiota, yhden miehen yrityksistä suuriin valtakunnallisiin toimijoihin. 10+ Isännöinti on käyttänyt palvelua nyt muutamia kuukausia. Lähetettyjä tarjouspyyntöjä on toistakymmentä.  

– En osannut etsiä kilpailuttamiseen erityistä ratkaisua, mutta kun se minulle esiteltiin, oli päätös helppo. Se vie meitä taas yhden askeleen eteenpäin fiksujen työkalujen käytössä, toimitusjohtaja Sami Asujamaa toteaa. 

Ohjelman käyttöönotto onnistui nopeasti eikä vienyt oman organisaation resursseja. Piintyneiden työtapojen muuttaminen vaatii silti aina huomiota.  

– Helpottaa paljon arkea, kun kilpailutusten tilanne on helposti nähtävissä milloin tahansa työpöydällä. Aikaa ei kulu tilanteen selvittämiseen eri kanavista. Myös vertailutaulukon saaminen automaattisesti on mainio juttu. Samalla se varmistaa, että tarjoukset ovat aina vertailukelpoisia, Sami sanoo. 

– Yksi erityisesti pitämäni ominaisuus on se, että kilpailutuksen tilanteen voi jakaa suoraan hallitukselle. Sitä voi hallituksen jäsen käyttää tai olla käyttämättä, mutta se on sitä arjen läpinäkyvyyttä, jota haluamme edistää.  

Kuvassa 10+ Isännöinti Oy:n toimitusjohtaja Sami Asujamaa. Skannaa QR-koodi ja katso Samin lyhyt videohaastattelu tai tuotteen esittely. 

Teksti ja kuva Thinger Solutions Oy

Artikkeli on julkaistu Isännöinti-lehden numerossa 1/2024.

Tämä palsta on osa Isännöintiliiton ja Thinger Oy:n kaupallista yhteistyötä. Tiedustelut: henrika.palin@isannointiliitto.fi tai janne.tiitta@isannointiliitto.fi.