Vuokrataloisännöinnin aamukahveilla eläydyttiin poikkeus- ja kriisitilanteisiin

Syksyn vuokratalokahveilla 22.10.2024 keskusteltiin varautumisesta viestinnässä erityyppisiin poikkeustilanteisiin ja mainekriiseihin. Osallistujat pohtivat ryhmissä kriisiviestintäsuunnitelmia viiteen erilaiseen tilanteeseen.

Vaikka kriisitilanne yllättää aina, yllättävän paljon voi tehdä jo etukäteen sen varmistamiseksi, että tieto kulkee, kun tilanne on päällä. Hyvä tiedonkulku ehkäisee huhuja ja lisävahinkoja, vähentää panikointia ja lisää luottamusta.

Kahdenlaisia kriisejä ja niiden välimaastoa

Ryhmät aloittivat pohtimalla, millaisia poikkeustilanteita tai mainekriisejä vuokrataloisännöinnissä voisi tulla eteen. Poikkeustilanteita ovat esimerkiksi yllättävä vika, vahinko tai vaikkapa pandemia, jota olisi ollut vaikea estää huolellisellakaan toiminnalla. Poikkeustilanne ei siis haittaa taloyhtiön tai isännöinnin mainetta enää jälkeenpäin.

Mainekriisi taas koituu yleensä jonkinlaisesta laiminlyönnistä, välinpitämättömyydestä tai virheestä, joka voi pitkäänkin syödä taloyhtiön tai isännöinnin mainetta ja vaikeuttaa esimerkiksi hyvien vuokralaisten löytämistä.

Todellisuudessa useimmat kriisit ovat jotakin näiden väliltä. Vuokrataloisännöinnin aamukahveilla tunnistettiin monta kriisin siementä, joista voi kasvaa paniikki tai kohu, kun esimerkiksi riittävän moni asukas purkaa harminsa someen.

Suunnitelma rauhoittaa, kun tulee toiminnan aika

Kukin ryhmä valitsi yhden kriisin, jonka viestintää lähdettiin suunnittelemaan. Ensimmäiseksi valittiin viestinnän johtaja ja mietittiin, mihin juuri tässä tapauksessa viestinnällä pyritään: ehkäisemään lisävahinkoja, palauttamaan toimintakyky tai ehkä rakentamaan pitkäaikaista luottamusta.

Ryhmän piti listata, keitä kaikkia kriisiviestinnän täytyisi tavoittaa ja missä järjestyksessä. Tärkeintä ja usein vaikeinta on katsoa tilannetta ja omaa toimintaa siinä ulkopuolisen silmin. Mikä tilanteessa kenties kiinnostaa, pelottaa tai ihmetyttää ulkopuolista? Miten tavallinen kansalainen toimii, jos ei saa oikeaa tietoa ajoissa?

Ryhmät pohdiskelivat myös, mitä viestipohjia tilanteeseen voisi valmistella jo ennen ensimmäistäkään kertaa, kun vastaavaa on tapahtunut. Esimerkiksi tulipalon tiedotteen pohja ja vaikkapa tarkistuslista kaikista tavoiteltavista henkilöistä auttavat kiireessä vastaamaan kaikkiin tärkeimpiin kysymyksiin.

Kun viestintä- ja esimerkiksi mediakommentointivastuut on mietitty etukäteen, ei kyselijöitä tarvitse pompotella yllätystilanteessa epämääräisesti, ja vastaukset eivät vaihtele vastaajan mukaan.

Vuokrataloisännöinnin aamukahveilla suunnitteluharjoitukseen käytettiin puoli tuntia kriisiä kohden. Todellisuudessa kriisiviestinnän suunnitteluun omalla työpaikalla kannattaa varata yhteensä pari päivää useammassa rauhallisessa pätkässä sekä parin vuoden välein tuokio suunnitelmien, prosessien ja vastuuhenkilöiden tarkistamiseksi.

Vuokrataloisännöinnin kahveilla keskitytään kiinteistönomistajan näkökulmaan

Isännöintiliitto järjestää vuokrataloisännöinnin aamukahveja pari kertaa vuodessa. Osallistumaan pääsee joko paikan päällä tai Teamsin välityksellä. Tavoitteena on tarjota vertaistuen ja yhteisen oppimisen mahdollisuuksia niille jäsenille, jotka työskentelevät vuokratalojen isännöinnin parissa.

• Seuraavat vuokrataloisännöinnin aamukahvit järjestetään keväällä 2025, seuraa Isännöintiliiton tapahtumakalenteria ja sähköpostia.
• Otamme mielellämme vastaan palautetta ja ehdotuksia tapaamisten aiheiksi. Olethan rohkeasti yhteydessä kirsi.salo@isannointiliitto.fi ja anne.murtomaki@isannointiliitto.fi
• Lataa tilaisuuden materiaalit Mapista.