Yleisin este kehittämiselle on kiire. Sen taltuttamiseen löytyy kuitenkin ratkaisuja. Vastuullisuustyössä mietitään usein, minkälainen tekeminen on vaikuttavinta. Minusta tärkeää on kysyä myös, mitkä asiat on ensin ratkaistava, jotta päästään kiinni muihin ongelmiin. Isännöinnin ammattilaisten kanssa käymieni keskustelujen pohjalta yksi kissa on nostettava ensimmäisenä pöydälle: Miten pääsemme kohtuulliseen työaikaan? Kun työmäärä ja -kuorma ovat inhimillisiä, aikaa ja energiaa jää paremmin myös muulle kehittämiselle. Yrityksen sosiaaliseen vastuullisuuteen kuuluu henkilöstön osaamisen, ammattitaidon ja hyvinvoinnin varmistaminen ja se, että työaika pysyy kohtuullisena. Kokosimme yhdessä jäsenten kanssa laadittuun Vastuullisen isännöinnin työkirjaan kysymyksiä myös kiireen taklaamiseen. Yrityksessä voidaan kysyä esimerkiksi: Olemmeko käyneet läpi työntekijäkohtaiset tehtäväluettelot? Osaammeko tarvittaessa karsia työtehtäviä, rekrytoida lisää tekijöitä tai olla ottamatta lisää asiakastaloyhtiöitä? Tuntevatko asiakkaamme isännöintisopimuksen sisällön, eli sopimukseen sisältyvät ja siihen kuulumattomat tehtävät? Ovatko organisaation sisäinen työnjako, roolit ja palvelukanavat selkeitä asiakkaalle? Ohjaavatko palvelukanavat asiakkaiden asiat oikeisiin osoitteisiin? Auttaisiko prosessien selkeyttäminen? Onko meillä aikaa panostaa taloyhtiöille tiedottamiseen ja viestinnän hoitamiseen? Tämä voi vähentää yksittäisiä yhteydenottoja. Auttaisiko meitä, jos analysoisimme säännöllisesti sen, mihin työaikaa käytetään ja miten sitä voidaan kehittää? Osaammeko organisoida työpäiviä tehokkaasti? Otammeko säännöllisesti aikaa kalenterin organisoinnille? Osaammeko erottaa tärkeät ja kiireelliset asiat ei-tärkeistä? Voidaanko kiireaikoihin varautua etukäteen? Voimmeko esimerkiksi varautua kevään yhtiökokousaikaan jo syksyllä vaikkapa laatimalla toimintakertomusten pohjia? Järjestetäänkö työkavereiden sparraus, jossa jaetaan parhaat käytännöt? Vastaako resurssimme työmäärää? Miten työtaakka jakautuu yhtiökokouskauden aikana? Voidaanko sitä tasoittaa eri työntekijöiden välillä? Tiedätkö, mitkä asiat ovat tärkeimpiä isännöintiyrityksen henkilöstölle? Oikeat vastaukset näihin kysymyksiin vaihtelevat riippuen yrityksen koosta, työn organisointitavoista, henkilöstön toiveista ja monista muista seikoista. Yhdessä isännöintiyrityksessä oli päädytty yhtiökokousaikaan rajoittamaan puhelinaikoja normaalia suppeammiksi niin, että yhtiökokoukseen valmistautuvat isännöitsijät saivat rauhallista työaikaa keskittyä tärkeiden asiakirjojen valmisteluun. Silpputyö rauhoittui, virheet vähenivät ja kuulemma asiakkaatkin pääosin ymmärsivät puhelinaikojen rajaamisen hyvän syyn. Osviittaa toimivimmista ratkaisuista työaikakysymyksiin tai muihin henkilöstökokemukseen vaikuttaviin kysymyksiin saa usein menemällä sylttytehtaalle eli kysymällä suoraan henkilöstöltä. Isännöintiliiton jäsenyritysten maksuton jäsenetu, Isännöintimittarin Henkilöstökokemus-kysely on hyvä alku. Kuulen mieluusti, jos keksitte hyviä ratkaisuja isännöinnin työtaakan helpottamiseen. Vastuullisuuden ja henkilöstökokemuksen parantaminen vaativat pitkäjänteistä työtä. On tärkeää pysähtyä myös juhlimaan saavutuksia ja huomaamaan jo tehdyt parannukset. Tämän kannustamiseksi Isännöintiliitto palkitsee vuonna 2023 ensimmäistä kertaa Vuoden työpaikan perustuen Isännöintimittarin Henkilöstökokemus-kyselyn tuloksiin. Lue lisää ja ilmoita yrityksenne mukaan! Hyödynnä Isännöintiliiton jäsenyritysten maksuton jäsenetu, henkilöstökokemuksen mittari Osallistu Vuoden työpaikka -kilpailuun Tutustu Vastuullisen isännöinnin työkirjaan
