Keskustelut osakeluetteloiden siirrosta aiheutuvan työmäärän suuruudesta ja siirron hinnasta ovat synnyttäneet kiperiä kysymyksiä. Viime aikoina somekeskusteluissa on pohdittu myös sitä, mitä tapahtuu isännöinnin työmäärälle nyt, kun yksi isännöinnin keskeisistä lakisääteisistä tehtävistä, eli osakeluettelon ylläpito, siirtyy Maanmittauslaitokselle. Pyrin tarjoamaan näihin kysymyksiin muutaman näkökulman. Miksi osakeluetteloiden siirtojen työmäärät herättävät huolta? Isännöintiliiton selvitysten mukaan osakeluettelon siirto kaikkine valmistelutöineen vie keskimäärin yhden henkilötyöpäivän per siirrettävä taloyhtiö. Tämä on huomattavan paljon suurempi työmäärä, mihin alkujaan varauduttiin. Suurin syy paisuneisiin työmääräarvioihin lienee se, että manuaalista työtä joudutaan tekemään arvioitua enemmän niin tietojen tarkastusten kuin varsinaisen siirronkin osalta. Muun muassa nämä asiat vaativat osakeluettelon siirron osalta käsityötä: Taloyhtiön ja osakkaiden tietojen tarkastaminen ja puuttuvien tietojen selvittäminen. Nämä ovat todella tärkeitä toimenpiteitä, mutta vievät monessa tapauksessa paljon aikaa. Siirtoa ei voi tehdä, jos esimerkiksi osakkaan syntymäaika ei ole tiedossa. Syitä tietojen puutteellisuuteen voi olla monia. Osakkaat eivät välttämättä ole missään vaiheessa toimittaneet kaikkea yksityiskohtaista tietoa, mutta ovat kuitenkin riittävän luotettavasti osoittaneet omistusoikeutensa, osakas on saattanut hukata erilaisia omistuksen siirtoihin liittyviä dokumentteja tai tiedot eivät ole siirtyneet eteenpäin isännöinnin vaihdoksissa. Varsinainen siirtotyö vaatii käsityötä riippumatta siitä, onko taloyhtiö isännöintijärjestelmän piirissä vai ei. Näin ei ollut alkujaan tarkoitus. Siirron pohjana käytetään joko siirtopalvelussa olevia pohjatietoja ja/tai isännöintijärjestelmästä saatavaa siirtotiedostoa. Jokaisen huoneiston ja omistajan tiedot on tarkastettava ja hyväksyttävä yksitellen. Ennen hyväksyntää puuttuvat tiedot on täydennettävä ja lisättävä huoneistoa koskevat rajoitukset, kuten lunastusoikeus tai tieto ulosmittauksesta. Huomattava määrä lisätyötä aiheutuu myös erilaisista poikkeustapauksista, joita ei välttämättä ole osattu huomioida edes Maanmittauslaitoksella. Mitä osakeluettelon siirto maksaa? Maanmittauslaitos ei veloita vuoden loppuun mennessä tehdyistä siirroista mitään. Sen sijaan Maanmittauslaitos veloittaa osakkaan omistusoikeuden rekisteröinnistä, ja pankki melko merkittävästikin lainan vakuutena olevan osakekirjan mitätöimisestä. Vaikka Maanmittauslaitos ei veloita ajallaan tehdystä osakeluettelon siirrosta taloyhtiötä, aiheutuu isännöinnin työstä, järjestelmien kehittämisestä ja järjestelmien uusien toiminnallisuuksien ylläpidosta kuluja, joista taloyhtiön ja isännöinnin on sovittava keskenään. Osakeluettelon siirto on rinnastettavissa mihin tahansa kertaluontoiseen toimeksiantoon, jonka taloyhtiö ostaa isännöinniltä. On tärkeää ymmärtää, että velvollisuus osakeluettelon siirtämiseen on taloyhtiöillä siitäkin huolimatta, että taloyhtiön on monesti järkevintä sopia siirrosta isännöinnin kanssa. Osakeluettelon siirto on rinnastettavissa mihin tahansa kertaluontoiseen toimeksiantoon, jonka taloyhtiö ostaa isännöinniltä. Varsinaisen siirron jälkeen isännöintijärjestelmissä saatetaan ottaa käyttöön uusia huoneistotietojärjestelmään liittyviä toiminnallisuuksia, joista voi aiheutua kuluja. Miten osakeluettelon ylläpitovastuun siirtyminen Maanmittauslaitokselle vaikuttaa isännöinnin työmäärään? Isännöinnin ammattilaiset 2020 -tutkimuksen mukaan isännöinnin työajasta vain kymmenen prosenttia menee asiakkaiden hallinnollisten velvoitteiden hoitamiseen. Tämä pitää sisällään osakeluettelon ylläpitoon liittyviä toimia, mutta myös paljon muuta. Esimerkiksi asiakirjahallintaa, isännöitsijäntodistus- ja taloyhtiötietojen ylläpitämistä ja päivittämistä, viranomais- ja kuntakohtaisten ilmoitusten tekemistä, asukasviestintää sekä yhteistyötä kiinteistövälittäjien kanssa. Pelkän osakeluettelomerkinnän tekeminen on ollut muutaman minuutin homma, jos osakkaalla on saantokirjat olleet selvät. Osakesiirtoja tapahtuu vuositasolla 0-10 per taloyhtiö. Työmäärällisesti osakeluettelon ylläpitämiseen liittyvät tehtävät ovat siis melko pieni osuus isännöinnin työpöydän sisällöstä. Sen sijaan merkittävä osa työajasta (48 prosenttia) menee tälläkin hetkellä taloyhtiön hallinnollisiin kokouksiin sekä yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa. Kun osakeluettelon ylläpitovastuu siirtyy Maanmittauslaitokselle, on tilanne uusi myös taloyhtiön hallituksille ja osakkaille. Jo nyt on tiedossa, että muutokset ylläpitovastuussa ovat aiheuttaneet epäselvyyksiä ja lisäyhteydenottoja etenkin yhtiökokousten osallistumisoikeuksien, kokouskutsujen ja omistajavaihdosten osalta. Isännöinti ja taloyhtiöt tottuvat varmasti aikanaan uusiin vastuisiin ja toimintatapoihin, mutta on selvää, että alussa muutos aiheuttaa lisätyötä ja harmaita hiuksia. Todennäköisesti työtä aiheutuu myös siitä, että Maanmittauslaitokselta ei siirry kaikkia kauppakirjoissa olevia tietoja, kuten omistusoikeuden siirtoajankohtaa, mikä aiheuttaa setvimistä osakkaan ja taloyhtiön välillä. Huoneistotietojärjestelmän hyödyt näkyvät täysmääräisesti vasta, kun osakkaat ovat rekisteröineet omistuksensa Maanmittauslaitokselle. Huoneistotietojärjestelmän hyödyt näkyvät täysmääräisesti vasta, kun osakkaat ovat rekisteröineet omistuksensa Maanmittauslaitokselle. Osakkaan on tehtävä tämä kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta, joten tietynlaisessa välivaiheessa eletään vielä pitkään. Osakeluettelon ylläpitovastuun poistuminen isännöinniltä voi siis tarkoittaa jopa työmäärän hetkellistä kaksinkertaistumista. Ehkä ajankohtaisempia kysymyksiä olisivatkin, miten asiasta on sovittu isännöinnin ja taloyhtiön välillä ja kuinka sujuvasti käytännön arki pyörii siirtojen jälkeen? Osakeluetteloiden siirto on vasta alkusoittoa Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen ei tarkoita pelkästään osakeluettelon siirtoa. Kyse on jostain paljon suuremmasta. Jatkokehittämisen myötä huoneistotietojärjestelmään on tarkoitus siirtää esimerkiksi tietoja taloyhtiön lainoista, vastikkeesta ja korjauksista. En syvenny tässä tekstissä jatkokehittämiseen, mutta aihe on nostettava esiin aina huoneistotietojärjestelmästä puhuttaessa, jotta kokonaiskuva pysyy mielessä. Huoneistotietojärjestelmän jatkokehittämistä koskevat lakimuutokset astuvat voimaan 1.6.2023, eli jatkokehityshanke on jo kovassa vauhdissa. Tietoa taloyhtiölainoista ja kunnossapitotarpeista ryhdytään ylläpitämään huoneistotietojärjestelmässä vuosien 2025 ja 2026 vaihteessa. Ennen sitä pitää saattaa tiedot yhteisen standardin mukaiseksi, kehittää järjestelmien toiminnallisuudet vastaamaan uusia tarpeita sekä sovittaa eri tahojen toimintatavat ja järjestelmät yhteen. Huoneistotietojärjestelmä tulee olemaan keskeinen osa valtakunnallista rakennetun ympäristön digitaalista ekosysteemiä. Puhumme siis alan kannalta hyvin tärkeistä ja pitkäaikaisista muutoksista digitalisaation kentällä. Osakeluetteloiden siirto luo pohjan tulevalle. On kuitenkin hyvä muistaa, että huoneistotietojärjestelmän käyttöönotossa ei ole kyse vain siirtoprojektista. Huoneistotietojärjestelmä on Isännöintiliiton vaikuttamisen yksi painopistealueista. Lisätietoa löytyy Isännöintiliiton Huoneistotietojärjestelmä-sivuilta. Jäsenet voivat perehtyä ohjeisiin ja materiaaleihin myös Mappi-jäsenpalvelun teemasivulla.
