Olemme pari vuotta opetelleet ja harjoitelleet yhtiökokousten pitämistä etänä ja hybridinä. Yhdelle isännöitsijälle asia on helppo, toinen kokee ahdistusta. Koronarajoitusten poistuttua joku myös odottaa, että päästään taas pitämään ”normaaleja” kokouksia. Pelkillä läsnäolokokouksilla ei tänä keväänä ja tulevaisuudessa kuitenkaan selviä. Tarvitaan osaamista myös etä- ja hybridikokouksista. Miten selättää niihin mahdollisesti liittyvä ahdistus? Tärkein muistettava asia on hyvä valmistautuminen. Opettele käytettävissäsi oleva sähköinen kokoustyökalu. Harjoitelkaa sen käyttöä yhdessä toimiston porukan kanssa tai treenaa yksin. Voi olla hyvä tehdä myös omia ohjeita ja muistiinpanoja. Olet varmasti valmistautunut tilinpäätösmateriaalin esittelyyn. Vaikka asiat ovat itselle selviä ja osaat mielestäsi kertoa asiat hyvin ja ymmärrettävästi, osakkaasta asia voi tuntua vieraalta. Panosta selkeään esitysmateriaaliin, ja tuo tilinpäätöksen tärkeimmät esiin PowerPoint-esityksen avulla. Mallin voit napata Mappi-jäsenpalvelusta. Kokeile aluksi ainakin muutamassa kokouksessa ja kysy sitten palautetta! Tärkein muistettava asia on hyvä valmistautuminen. Valmistautumiseen kuuluu pelisääntöjen sopiminen kokouksen puheenjohtajan kanssa. Mikä on kummankin rooli? Voisiko toinen teistä seurata chat-palstaa tai muuta tapaa, jolla pyydetään puheenvuoroja? Onko kokouksessa hyvä olla esimerkiksi teknisten ongelmien varalta kaksi konetta, omansa puheenjohtajalle ja isännöitsijälle? Kuka ylipäätään auttaa, jos osallistujilla on teknisiä ongelmia – tarvitaanko tähän apuri? Vaikka kaikki on mietitty, mene ajoissa kokouspaikalle ja tarkista, että yhteydet ja esitykset toimivat. Kokouksen alussa, kun toivotat osallistujat tervetulleeksi, kerro samalla, kuinka moni osallistuu paikan päällä ja kuinka moni etänä. Varmista myös, että äänesi kuuluu. Voit käyttää pöydälle sijoitettavaa erillistä mikrofonia, jotta etänä olevat kuulevat paremmin. Silloin sinun tarvitse toistaa muiden puheita. Pyydä etänä olevia sulkemaan mikrofonit turhan taustahälyn vuoksi, ja kerro, miten puheenvuoroja pyydetään. Kokouksesta tulee elävämpi, jos osallistujat pitävät kamerat päällä. Jos yhteydet alkavat heiketä, ne voi sammuttaa. Pyri kuitenkin pitämään aina oma kamerasi päällä. Markkinoilla on myös kameroita, jotka suuntautuvat automaattisesti puhujaan päin. Lisää vinkkejä löydät Mapissa olevasta jäsenohjeesta. Muista, että harjoittelu tekee mestarin. Jos tunnet nyt epävarmuutta, muutaman kerran jälkeen kaikki on jo helpompaa.
