Erilaiset hallitukset, samanlaiset toimintatavat

Taloyhtiöiden hallitukset ovat aloittelemassa uutta kauttaan. Millaiset pelisäännöt yritykselläsi tai sinulla itselläsi isännöitsijänä on hallitustesi kanssa? Mitkä ovat hallituksen, puheenjohtajan ja isännöitsijän vastuut ja valtuudet? Miten suunnittelette taloyhtiön vuoden? Miten viestit hallituksen kanssa? Miten uusi jäsen perehdytetään taloyhtiön ja hallituksen asioihin? Kysymyksiä, jotka tulisi pohtia jokaisen asiakasyhtiön kohdalla.

Yhden talon hallitus haluaa toimia ohjenuoranaan taloyhtiöstrategia, toinen kokoontuu silloin kun siltä tuntuu ja käsittelee epämääräisesti milloin mitäkin asioita kukkasista kattoremonttiin (ah, kunhan remonttiasioita ei vain tulisi vastaan!), kolmas päättää ja tekee kaiken itse, mutta ei kerro päätöksistä isännöitsijälle ja neljäs hallitus on jotain näiden kaikkien väliltä.

Olisiko syytä vihdoin laittaa asiat ruotuun ja luoda selkeät pelisäännöt hallitusten kanssa toimimisesta?

Joskus on hankala muistaa, miten kenenkin kanssa pitää olla ja toimia, olla jokaisen toiveen mukainen. Eniten hankaluuksia lienee omatoimisten hallitusten kanssa, jotka puuhastelevat keskenään ja kuvittelevat isännöitsijän olevan tekemisten aavistaja ja arvaaja, vaikkei päätöksistä ole edes kerrottu isännöitsijälle – mutta kuitenkin oletettu, että hän hoitaa asian.

Pelisäännöt kaikkien etu

Taloyhtiöiden johtaminen on lähtökohtaisesti pitkäjänteistä puuhaa, mutta strateginen toiminta sotkeutuu helposti arjen pikkuasioihin ja henkilökemioihin. Vision ja tavoitteen tulee olla kunnossa, mutta homma tyssää alkuunsa, jos johdon – isännöinnin ja hallituksen – väliset roolit ovat epäselvät.

Olisiko syytä vihdoin laittaa asiat ruotuun ja luoda selkeät pelisäännöt hallitusten kanssa toimimisesta? Tee ainakin nämä: Määrittele hallituksen, puheenjohtajan ja isännöitsijän roolit, vastuut ja valtuudet. Sovi, miten hallitustyötä suunnitellaan ja aikataulutetaan. Linjaa, millaisia hallituksen kokouksia pidetään, kuka valmistelee asiat kokouksiin. Luo säännöt, miten hallitus pidetään ajan tasalla taloudesta ja muista taloyhtiön asioista sekä miten hallitus pitää isännöitsijän ajan tasalla taloyhtiön tapahtumista.

Ota lusikka kauniiseen käteen ja tee pelisäännöt. Isännöintiliitto on laatinut jäsenyritystensä henkilökunnalle ohjeet hallitustyöstä, ne löytyvät Isännöintiliiton Mapista. Kun kaikki hallitukset saavat yritykseltä yhtä hyvää palvelua isännöitsijästä riippumatta, palvelu paranee. Isännöitsijänkin työ helpottuu, kun ei tarvitse takaraivossa pitää mielessä, miten kenenkin kanssa toimia.