Kokous kotisohvalla, kiitos!

Taloyhtiöni pyykkituvassa oli taas päivänä eräänä loppuneet sivut, joihin vuorovaraukset merkitään. Meillä homma siis toimii niin, että mappikansiossa on printattuja viikkolistoja, joihin vuorot merkitään. Ja kun listat loppuvat, pyydetään niitä hallituksen puheenjohtajalta lisää. Kätevää, eikö?

Uuden ajokortin tilaaminenkin on vaivattomampaa kuin pyykkivuoron varaaminen, sillä se onnistuu kännykällä maksamisineen muutamassa minuutissa. Ja kahden päivän kuluttua kortti putoaa jo postilaatikosta.

Uuden ajokortin tilaaminenkin on vaivattomampaa kuin pyykkivuoron varaaminen.

Mapeissa olevat pyykkitupavaraukset ovat vaivalloisia, mutta vievät onneksi silti aika vähän aikaa. Toisin on taloyhtiön hallitustyön laita eikä ihme, jos pyykkitupavarauksiin turhautuneet asukkaat eivät innostu hallitusvastuusta. On kahvin juomisella ja rupattelulla varmasti puolensakin, mutta aika harvoja ihmisiä kiinnostaa käyttää työpäivän päätteeksi arvokasta vapaa-aikaansa pölyisissä kokoushuoneissa.

Entäpä jos kokous hoidettaisiin sähköisesti: Kahden tunnin session sijaan hallitus voisi hoitaa homman isännöitsijän kanssa 20 minuutissa. Kokous voitaisiin pitää juuri ennen tai heti jälkeen työpäivän eikä kenenkään tarvitsisi tehdä yhtään ylimääräistä matkaa kokouksen takia.

Sähköisen allekirjoituksen ansiosta aikaa ja rahaa ei kuluisi pöytäkirjan siirtelyyn jäseneltä toiselle. Kaikki materiaalit pysyisivät järjestyksessä sähköisinä dokumentteina eikä yhtään kahvikuppia enää kaatuisi paperipinojen päälle.

Ei voi kuin ihmetellä, miksi työelämässä yleisiä sähköisiä kokouksia ei ole enempää rantautettu taloyhtiömaailmaan, kun hyödyt ovat noin ilmeisiä. Välineistä se ei voi olla kiinni, sillä tutkimusten mukaan Suomi on digilaitteiden ja yhteyksien puolesta maailman kärkimaita.

Ehkä syynä on pelko tekniikkaa kohtaan. Joku saattaa pelätä itsensä nolaamista, jos yhteys ei toimi tai ei heti osaa käsitellä tiedostoja sähköisessä kokouksessa. Ihmisillä on tapana ajatella, että muut tietävät ja osaavat paremmin. Siksi moni ei uskalla avata suutaan kokouksissa, vaikka totuus on, että kaikki odottavat jonkun kysyvän sen ”tyhmän” kysymyksen.

On aivan varmaa, että uuden opettelu ja itsensä pieni likoon laittaminen kannattaa, sillä kuten edellä tuli todettua, hyödyt arjessa ovat kiistattomat. Kaiken lisäksi isännöitsijät toivovat, että digitalisaatio parantaisi työn tehokkuutta ja loisi avoimempaa sekä reaaliaikaisempaa yhteyttä asiakkaisiin.

Tulevaisuudessa on käytännössä kaksi vaihtoehtoa:

• Isännöitsijä odottaa, että asiakkaat alkavat vaatimalla vaatia sähköisiä kokouksia ja muita digitaalisia palveluita, ja toimii vasta sen jälkeen.
• Isännöitsijä alkaa nyt opetella uusia tekniikoita, ajaa toimintakulttuurin muutosta taloyhtiöissään ja tarjota parempaa palvelua.

Ei liene vaikeaa päätellä, kumman isännöitsijän luo asiakkaat lähitulevaisuudessa siirtyvät.