Blogissa on käsitelty paljon eri tapoja kehittää isännöintiä. Kehittäminen ei ole itseisarvo sinänsä, vaan liittyy taloyhtiöiden hallitusten vääjäämättömään nuorentumiseen. Uuden sukupolven osakkaat ja hallitukset eivät enää tyydy siihen, että postiluukusta silloin tällöin kolahtava A4-tiedote edustaa asukasviestinnän kärkeä.
Digitaalisuus on lyönyt läpi jo kaikissa muissa arjen alueissa, ja sitä toivotaan kipeästi myös asumisen saralle. Isännöintiliiton digiselvityksen mukaan asiakaskunta on jo valmis hyödyntämään digitaalisia palveluja, jos isännöinti heille sellaisia tarjoaa.
Digitaalisen asukasviestinnän hyötyjä on helppo havainnollistaa kuvittelemalla uusi, nuorehko osakas, joka muuttokuormasta selvittyään haluaa tutustua uuteen taloyhtiöönsä. Kuka on hallituksen pj, asuuko rapussa hallituksen jäseniä, mikä olikaan puhelimessa mumisseen isännöitsijän nimi? Huoltoyhtiöönkin pitäisi saada yhteys.
Taloyhtiöön muutto on viestinnän kannalta kriittistä aikaa, silloin asukkaalla on suuri tiedon tarve.
Kuka, mitä, häh? Tietoa suorastaan janotaan eri asioista. Taloyhtiöön muutto on viestinnän kannalta erityisen kriittistä aikaa, silloin asukkaalla on suuri tiedon tarve. Samalla taloyhtiöllä ja isännöinnillä on ensivaikutelman luomisen paikka. Ihannetapauksessa uusi asukas vastaanotetaan käynnistämällä proaktiivinen viestintäprosessi heti osakemerkinnän jälkeen. Alla kuvaus, miten proaktiivinen viestintämalli voisi edetä:
Ensikosketus tekstiviestillä
Osakas saa heti muuttopäivänään automaattisen tekstiviestin, jossa kerrotaan erilaisista tavoista asioida taloyhtiöön liittyvissä asioissa. Jotta viestiin on helppo tarttua, kysytään tässä ensimmäisessä tekstiviestissä vain seuraavaa:
Valitse, miten haluat hoitaa taloyhtiöön ja asumiseen liittyviä asioitasi:
A) Sähköisesti vai B) paperilla?
Vastaa tähän viestiin vaihtoehdolla A tai B
Tadaa! Uusi osakas on otettu haltuun!
Osakkaan antama vastaus käynnistää prosessin, jossa järjestelmä merkitsee isännöinnin rekisteriin valitun asiointikanavan sekä halukkuuden liittyä digipalveluiden piiriin. Mikäli valinta on kuitenkin paperi, tarkoittaa tämä osakkaalle paljon hitaampaa tiedonvälitystä. Mutta jos osakas valitsee sähköisen asioinnin, järjestelmä jatkaa osakkaan perehdytysprosessia – automaattisesti.
Tarkemmat tiedot taloyhtiösivuilla
Seuraavaksi osakas ohjataan taloyhtiösivulle, jossa hän voi tarkentaa esitäytettyjä tietojaan sekä personoida viestintäasetuksia haluamikseen (haluan vastaanottaa tiedotteet kerran viikossa, koosteen kerran kuukaudessa, tekstiviesti akuuteista asioista, jne). Jos sivujen lisäksi on tarjolla mobiilisovellus, kannustetaan osakasta lataamaan tämä heti puhelimeensa.
Kun perustiedot ovat kunnossa, on hyvä hetki sivistää tuoretta osakasta esimerkiksi kevyellä opasvideolla: Näin teet vikailmoituksen mobiilisovelluksella, näin varaat pyykkituvan, parkkipaikan, saunavuoron, jne…
Ja kun nuokin ovat hoidettu, palvelu jatkaa aktivointia: Haluatko vaikuttaa taloyhtiösi asioihin? Anna palautetta hallitukselle tästä! Yhtiökokouksen lähestyessä palvelu puhuttelee osakasta: Yhtiökokous lähestyy, haluatko liittyä hallitukseen? Katso tästä esittelyvideo!
Kuulostaako mutkikkaalta? Usko pois, tämänkaltainen prosessien miettiminen kannattaa. Jos esimerkiksi edellä kuvattu prosessi toteutuisi sinun yrityksessäsi, on yksi asia varmaa: Puhelimen pirinä ja meilitulva vähenisi huomattavasti.
Tätä uusi (ja vanhakin) osakas odottaa. Usko pois!