Kaupallinen yhteistyö: Etäkokous vaatii oikeat työkalut

Etäyhtiökokous etenee vaivattomasti, kun päätöksenteko, äänestys ja viestintä tapahtuvat samassa palvelussa.

Pandemia-aika on mullis­tanut kokoustamisen käytäntöjä taloyhtiöissä. Vaikka kasvokkain kohtaamiset ovat kaivattuja, digitaalisuuden tarjoama helppous ja tehokkuus houkuttelevat. Monissa taloyhtiöissä on esimerkiksi huomattu, että etäyhtiökokous kerää enemmän osallistujia kuin perinteinen kokoontuminen.

Koska etäkokoustaminen on tullut jäädäkseen, taloyhtiöiden kannattaa jo hyvissä ajoin valita työkalut, joilla prosessi etenee sujuvasti ilman teknisiä haasteita. Aikaa ei myöskään kannata tuhlata monien eri palvelujen käyttöön.

− Yhtiökokouksen voi toki pitää vaikkapa Teamsilla, mutta silloin tarvitaan toinen työkalu äänestämiseen. Samoin pöytäkirjat ja sähköiset allekirjoitukset vaativat omat erilliset paikkansa. Kokouksen jälkeen käytetään vielä kenties neljättäkin palvelua päätöksistä tiedottamiseen, Viilu Solutions Oy:n palvelu- ja kehitys­johtaja Tuomas Jurvelin listaa.

Toiminnot yhdessä paikassa

Viilu Solutions Oy tarjoaa taloyhtiö­maailmaan räätälöityjä sähköisiä palveluja, jotka kattavat sekä päätöksenteon että viestinnän ja kiinteistön hallinnan. Tuotekehityksen pohjana on yrityksen perustajien vahva ohjelmakehityksen osaaminen ja ymmärrys taloyhtiön viestinnän työkalujen kehitystarpeista.

Taloyhtiöt voivat valita Viilun palvelu­valikoimasta yksittäisiä moduuleja, joita ovat tehtävienhallinta, sähköinen ilmoitustaulu, dokumenttien hallinta, keskustelukanavat tai sähköinen vuorovarauspalvelu. Etäkokoustyökalu kuuluu puolestaan päätöksenteon moduuleihin.

− Taloyhtiön ja isännöintiyrityksen sähköiset palvelut on Viilussa rakennettu toimimaan yhteen. Asiakkaamme voivat ottaa käyttöönsä kaikki moduulit tai ainoastaan tietyn palvelun, kuten etä­kokoukset, Jurvelin sanoo.

Rönsyily pois etäkokouksista

Viilun etäkokouspalvelu on rakennettu siten, että kaikki tilaisuudessa tarvittavat toiminnot löytyvät saman digitaalisen katon alta, jolloin tietoja ei tarvitse siirtää eri palvelujen välillä.

Askel askeleelta sujuvaksi suunniteltu sähköinen alusta sisältää paljon muitakin käteviä toimintoja. Kokoukseen pääsee osallistumaan niin mobiililaitteella kuin puhelinsoitolla, ja osallistujat ilmoittautuvat läsnäoleviksi vain nappia painamalla. Tilaisuuden aineisto on mahdollista jakaa osallistujille palvelun kautta etukäteen.

− Käytännössä koko prosessi aina kutsuista pöytäkirjojen tarkistukseen, viestintään ja ääntenlaskuun tapahtuu samassa palvelussa. Järjestelmä laskee äänet automaattisesti ja koostaa tulokset suoraan pöytäkirjalle tai exceliksi.

Työkalu soveltuu hallituksen ja isännöitsijän pieniin palavereihin sekä suuren osallistujamäärän yhtiökokouksiin. Viilu-
palvelu on yhteensopiva useiden isännöintijärjestelmien, kuten Fivaldin ja Tampuurin kanssa.

Juttu on osa Isännöintiliiton ja Viilu Solutions Oy:n kaupallista yhteistyötä. Tiedustelut: henrika.palin@isannointiliitto.fi
tai elina.kurkela@isannointiliitto.fi