Kesytä kevään kokousrumba

Tilinpäätösaika on aikataulujen palapeli, joka ratkeaa parhaiten yhdessä suunnittelemalla.

Isännöinnin työntäyteinen kevätkausi on pian edessä. Moni isännöitsijä tuskailee, miten saada sumplittua tilinpäätös-
ajan kokoukset.

Vaikeuskerrointa lisää, ettei kevätkautta voi suunnitella yksin. Aikatauluihin vaikuttavat monet muutkin tahot: kirjanpitäjät, tilintarkastajat, kiinteistösihteerit ja taloyhtiön hallitukset. Yleensä tilinpäätöskautta suunnitellaan jollain tasolla – joko yhdessä tiimin kanssa tai jokainen itsekseen.

Monessa isännöintiyrityksessä asia on hanskassa, mutta ei läheskään kaikissa. Pohdimme Isännöintiliiton Työhyvin-
vointi-työryhmässä kesän korvalla pitkää yhtiökokousaikaa. Samojen haasteiden parissa painiskelee lähes koko isännöintiväki.

Joku aloittaa suunnittelun lokakuussa, toinen marras-joulukuussa, kolmas on liikkeellä vasta tammikuussa.
Neljäs ei suunnittele, vaan vetää kevään vuosien kokemuksella suurempia hötkyilemättä: tekee talousarvioita ja sopii kokouksia sitä mukaa kuin tilinpäätöksiä ilmestyy hänen työpöydälleen. Aikamoinen työtapa, jossa moni ahdistuisi.

Me, joilta neljäs tapa ei luonnistu, kaipaamme suunnitellumpaa kevätkautta. Miten tämä kannattaisi tehdä? Työryhmäläisiltä tuli vinkkejä ja ratkaisuja.

Aloita aikatauluttaminen ajoissa

Ykkösasia on tilinpäätösajan aikatauluttaminen. Tilinpäätösten valmistuminen, talousarviot, kunnossapitotarveselvitykset, hallituksen kokoukset, tilintarkastukset, yhtiökokouskutsut, yhtiökokoukset ja niiden jälkeiset toimenpiteet vaativat kaikki aikatauluttamista. Koska suunnittelussa on mukana useita ihmisiä, aikataulun tekeminen kannattaa aloittaa ajoissa.

Yksi haaste on yhteisen ajan löytäminen hallitusten tilinpäätöskokouksille. Hallitukset keskittyvät usein liikaa siihen, että ajan pitää sopia kaikille, koska ketään ei haluta jättää päätöksenteon ulkopuolelle. Ehdotukset kannattaa tehdä ajoissa, jolloin kalentereissa on vielä tilaa. Kerralla kannattaa ehdottaa vain yhtä tai kahta ajankohtaa – ja lähettää ehdotus myös varajäsenille. Tai olisiko sähköinen ajanvaraus mahdollinen?

Itse kokouksissa kannattaa pitäytyä vain tilinpäätösasioissa. Jos tilinpäätöskokoukset venyvät muiden käsiteltävien asioiden vuoksi, on kokouksia liian harvoin.

Suuri haaste on usein myös tilin­tarkastusprosessi. Otetaanko tilintarkastaja mukaan aikataulujen suunnitteluun? Sovitaanko yhdessä, milloin mikäkin taloyhtiö tulee hänelle tarkastettavaksi?

Lisää kevään kokousrumban haasteita ja yhtiökokousasioita ratkotaan Isännöinnin talviseminaarissa 20.–21.1.2022.

Anne Murtomäki

Jäsenpalvelupäällikkö

Isännöintiliitto