Kohti sähköistä huoneistotietoa

ISTO Group valmisteli osakeluetteloiden siirtoa hyvissä ajoin. Aluksi siirrettiin vain muutaman yhtiön tiedot, jolloin prosessia oli mahdollista tarvittaessa vielä hioa.

Vuoden 2023 loppuun mennessä taloyhtiöitten tiedot pitää kirjata Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. Siirto vaatii isännöinniltä paljon manuaalista työtä.

Isännöintiyrityksistä yksi aikaisimpia aktiiveja oli ISTO Group Oy, joka valmisteli siirtoja jo keväällä 2021 ja oli kesäkuussa 2022 vienyt yli kolmensadan yhtiön tiedot järjestelmään.

– Työ sujuu vaivattomasti, kun kaikki suunnitellaan huolellisesti, aluejohtaja Jarno Matikainen tiivistää.

Hänen mukaansa huoneistotietojärjestelmään kirjaaminen on itsessään nopeaa, mutta se vaatii valmisteluja. Hallituksen kokouksista haetaan hyväksynnät siirroille. Lisäksi pitää tarkistaa kaupparekisteritietojen ja osakeluetteloiden ajantasaisuus.

− Mikäli yhtiöjärjestystä aiotaan muuttaa, se tehdään ennen siirtoa. Tärkeä detalji on ilmoittaa Maanmittauslaitokselle sähköposti, johon se lähettää tiedon omistajanvaihdoksista. Lisäksi isännöintijärjestelmän toimittajan kanssa keskustelimme siitä, miten he voivat tukea projektia. Ennakkovalmistelut pyrimme tekemään mahdollisimman ajoissa.

Panosta suunnitteluun

Aluksi kannattaa miettiä, miten prosessi etenee omassa yrityksessä. Mikä tapa hoitaa asia on sopiva juuri meille? Kuka hoitaa minkäkin tehtävän ja kuka ottaa siirron jälkeen vastaan Maanmittauslaitokselta sähköpostitse saadut tiedot? Palkataanko urakkaan apuvoimia?

Joka vaiheessa tiedotetaan paljon. Taloyhtiön tilaisuuksissa kerrotaan ennakkoon siirrosta, yhtiössä jaetaan tiedotteita ja siirron jälkeen osakkaille lähetetään infopaketti. Kiinteistövälittäjät ja yhteistyökumppanit pidetään ajan tasalla.

ISTO Group Oy:ssä siirtoja ovat valmistelleet ja tehneet isännöitsijät. Tehtävää on helpottanut ja nopeuttanut merkittävästi se, että käytetty isännöintiohjelmisto on jo syksystä 2021 ollut yhteensopiva Maanmittauslaitoksen rajapinnan kanssa. Koska isännöitsijät ovat keväällä kiireisiä, tallennukset huoneistotietojärjestelmään tehdään pääosin syksyisin. Syksyllä 2022 isännöitsijöiden lisäksi myös muut työn­tekijät tekevät siirtoja.

Matikaisella on erittäin hyviä kokemuksia taktiikasta, jossa ensin siirretään testiksi muutama selkeä perusyhtiö ja katsotaan, onko työtapa toimiva. Tällöin selviää, mikä sujui hyvin ja mitä pitää muuttaa. Vasta kun alkukarheudet on hiottu, työ aloitetaan toden teolla.

− Useimmat yhtiöt ovat selkeitä kirjata, mutta välillä vastaan tulee hankalia kiinteistöjä tai yksityiskohtia.

Huoneistotietojärjestelmän yksi ongelma oli alkuvaiheessa kirjaamisviive. Maanmittauslaitoksen ilmoitusviive asuntokaupan yhteydessä oli kesäkuussa lyhentynyt noin kuukauteen, mutta käytännössä isännöitsijät tarvitsivat vielä kiinteistövälittäjältä perinteisen kauppakirjan. Näin lainaosuudet ja vastikkeet voidaan laskea heti oikein.

Maanmittauslaitoksen käsittelyruuhkat saatiin kesän 2022 aikana purettua, ja omistusoikeuden sai syyskuussa rekisteröityä noin viikossa. Katso ajantasaiset käsittelyajat

Teksti: Kimmo Luukkonen

Kuva: Digitaali