Viesti viisaasti kokouksessa

Aivojen toimintaperiaatteita tunteva osaa viestiä tehokkaammin taloyhtiön kokouksissa.

Aivomme on rakennettu niin, että pystymme omaksumaan kerrallaan vain rajallisen määrän tietoa. Mieti yhtiökokousta tai hallituksen kokousta valmistellessasi etukäteen, mitkä ovat kokouksen 1–3 pääasiaa. Mitä haluat kuulijoiden muistavan kokouksen jälkeen? Muut asiat voi kertoa esimerkiksi paperilla.

Heltin työterveyspsykologi Mona Moisala neuvoo isännöitsijää esittämään nämä pääasiat kokousväelle mahdollisimman selkeästi ja varaamaan siihen aikaa. Toistot, tiivistäminen ja yksinkertaistaminen auttavat asioiden ymmärtämistä ja muistamista.

– Mitä monimutkaisemmin asian ilmaisee, sitä todennäköisemmin kuulijat tulkitsevat sen omista lähtökohdistaan käsin ja muistavat koko asian väärin.

Eri taustoista tuleville jäävät mieleen eri muistikuvat. Esimeriksi insinööri muistaa numerot todennäköisesti helpommin kuin humanisti.

Aina, kun mahdollista, kannattaa hyödyntää visuaalisuutta. Aivojen pinnasta suurin osa on omistettu näköaistille. Se on tärkein aistimme. Siksi ymmärrämme asiat paremmin graafisesti esitettyinä. Kuvat jäävät paremmin mieleen kuin yksittäiset luvut tai lauseet.

Anna tunteille tilaa

Koska ihmiset tulkitsevat informaatiota aina omista lähtökohdistaan, on hyvä varmistaa, miten itse kukin on asian ymmärtänyt. Mieti etukäteen, mitä kysyt. Näin et tyydy vain kaatamaan vahingossa tietoa kuulijoiden päähän.

– Yhtiökokoukset voivat olla aika tunnepitoisia. Aivojen kyky vastaanottaa faktoja ja informaatiota ei toimi kunnolla silloin, kun ihminen on tunnekuohun vallassa.

Kun huomaat, että tunteet nousevat pintaan, anna niille tilaa. Voit sanoa ääneen, että huomaan tämän ärsyttävän tai herättävän huolta, ja käynnistää näin keskustelua tunteista. Jo se, että tunne sanotaan ääneen, helpottaa. Toinen kokee, että hänen tunteitaan arvostetaan.

Sanattomat viestit jäävät vähemmälle etäkokouksessa

Etäkokoukset koetaan raskaampina kuin tavalliset kokoukset. Aivot eivät huomaa pieniä sanattomia hetkiä, joten niiden saama informaatio jää normaalikokousta köyhemmäksi.

Varmista etäkokouksessa, että kaikki osallistujat näkevät toisensa edes alussa kymmenen minuuttia. Omia sanattomia eleitä voi etäkokouksessa vähän ylikorostaa: nyökkäillä, hymyillä ja nostaa peukkua kameralle. Sanattomat viestit välittyvät huonommin tietokoneen ruudulta kuin kasvokkain.

– Etäkokouksissa on vaara, että jotkut ovat enemmän äänessä kuin toiset. Varmista, että kaikki saavat varmasti sanottua mitä haluavat.

Hyödynnä chattia, jos kokouksessa on paljon osallistujia. Esitä esimerkiksi joku kysymys ja pyydä kaikkia kirjoittamaan vastauksensa samaan aikaan.

Teksti Tiina Komi, Kuva Adobe Stock