Huoneistotietojärjestelmä

• Omistusoikeuden rekisteröinnit ovat pahasti ruuhkautuneet Maanmittauslaitoksessa. Kenet kutsutaan yhtiökokoukseen? Miten saa äänioikeuden?
• Osakkaiden osoitteenmuutostietojen siirtymisessä HTJ:n, VTJ:n ja isännöintijärjestelmien välillä on todettu haasteita. Haasteisiin selvitetään ratkaisua.
• Yhtiöjärjestystä muutettaessa on havaittu, että tiedonsiirto isännöintijärjestelmien ja huoneistotietojärjestelmän välillä lakkaa. Ongelmiin selvitetään ratkaisua.
• Jatkokehityshankkeen lakimuutokset hyväksyttiin helmikuussa 2023.
• Lakimuutosten lisäksi on tekeillä asetus, joka täsmentää lakia vakioitavien tietojen ja muiden yksityiskohtien osalta. Isännöintiliitto antoi asetuksesta lausuntonsa helmikuussa 2024.

Vuoden 2019 alun jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt löytyvät suoraan huoneistotietojärjestelmästä. Ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden tiedot viedään huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa: ensin järjestelmään vietiin taloyhtiöiden osakeluettelot, minkä jälkeen osakkeenomistaja hakee omistajamerkintää Maanmittauslaitokselta.

Huoneistotietojärjestelmään siirtyivät Suomen noin 90 000 taloyhtiötä ja 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa. Näistä taloyhtiöistä noin 55 000 on ammattimaisen isännöinnin piirissä.

Osakeluettelon siirron jälkeen ylläpitovastuu siirtyi Maanmittauslaitokselle. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa osakeluettelot ja osakkaiden tiedot saa Maanmittauslaitokselta.

Osakkaat ilmoittavat muuttuvat tiedot tai omistukset jatkossa isännöinnin sijaan Maanmittauslaitokselle.

Siirron jälkeen tiedot muun muassa yhtiökokouskutsuja ja yhtiövastikkeen laskuttamista varten saadaan Maanmittauslaitokselta.

Kokonaisuuden hahmottamiseksi olemme jakaneet isännöinnin siirtoon liittyvät toimenpiteet kolmeen osaan:

1. siirtoon valmistautuminen
2. siirron tekeminen
3. siirron jälkeinen aika.

Isännöintiliiton jäsenet voivat perehtyä tarkemmin siirron vaiheisiin jäsenohjeesta.

1. Siirtoon valmistautuminen

• Hallituksen päätös ja siirrosta sopiminen isännöinnin ja taloyhtiön kesken
• Kuka tekee siirrot isännöintiyrityksessä?
• Tietojen tarkastus
• Isännöintijärjestelmän valmiuksien tarkistaminen toimittajalta

2. Siirron tekeminen

• Jos käytät apuna siirtotiedostoa, lataa se isännöintijärjestelmästä.
• Tee siirto osakeluettelon siirtopalvelussa.
• Siirron jälkeen MML ylläpitää osakeluetteloa.

3. Siirron jälkeen

• Ilmoita osakkaille osakeluettelon siirrosta.
• Isännöintijärjestelmä hakee omistusten muutostiedot  huoneistotietojärjestelmästä (kysy toimittajalta). Vaihtoehtoisesti tiedot voi hakea käsin MML:n tietopalvelusta.

Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, tulee siirrosta ilmoittaa osakkaille. Isännöintiliitolla ja Maanmittauslaitoksella on valmiita tiedotemalleja, joita voi hyödyntää viestinnässä. Isännöintiliiton pohjat löytyvät Mapista teemasivulta ja Maanmittauslaitoksen materiaalit täältä.

Osakeluettelon siirron jälkeen osakkaat hakevat omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta, ja samalla Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan.

Osakkaan on haettava rekisteröintiä 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirron tekemisestä tai kun omistaja vaihtuu ensimmäisen kerran siirron jälkeen.

Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

Jos osakeluetteloa ei siirretty vuoden 2023 loppuun mennessä, Maanmittauslaitos perii siirrosta maksun.

Isännöinnin työstä ja järjestelmäkehityksestä koituu kustannuksia, joita saatetaan veloittaa taloyhtiöltä. Isännöintiliiton selvityksen mukaan osakeluettelon siirto kaikkine valmistelutöineen vie isännöinnin työaikaa keskimäärin yhden työpäivän siirrettävää taloyhtiötä kohden.

Huoneistotietojärjestelmän ensimmäinen jatkokehityshanke käynnistyi vuonna 2021. Ensimmäisessä jatkokehityshankkeessa määritellään ja vakioidaan taloyhtiön hallinnolliset tiedot, kuten kunnossapito- ja muutostyöt, sekä taloyhtiölainatiedot.

Jatkokehityshaketta koskevat lakimuutokset astuivat voimaan 1. kesäkuuta 2023. Tietoa taloyhtiölainoista ja kunnossapitotarpeista täytyy alkaa ylläpitää huoneistotietojärjestelmässä vuosien 2025 ja 2026 vaihteessa. Aikataulua määrittää EU-rahoitus.

Huoneistotietojärjestelmän kehitys jatkuu myös ensimmäisen jatkokehitysvaiheen jälkeen.

Maa- ja metsätalousministeriö vastaa jatkokehityshankkeen valmistelusta sekä seuraa ja ohjaa sen toteutumista. Maanmittauslaitos vastaa huoneistotietojärjestelmän kehittämisestä, ylläpidosta ja asiakaspalvelusta.

Suomessa annetaan vuosittain noin 214 000 isännöitsijäntodistusta (Deloitte 2017), jotka toimitetaan osakkaille, kiinteistönvälittäjille ja pankeille erilaisia käyttötarkoituksia varten. Kun tiedot saadaan kulkemaan järjestelmien välillä, tieto on helpommin saatavilla ja tallennustyö vähenee. Jatkokehityshanke palvelee myös positiivisen luottotietorekisterin toimintoja.

Huoneistotietojärjestelmää laajentamalla taloyhtiön hallinnollisia tietoja voidaan siirtää muun muassa seuraavissa järjestelmissä:

• isännöintijärjestelmät
• pankkien- ja vakuutuslaitosten tietojärjestelmät
• kaupalliset tiedontuottajien järjestelmät.

Isännöintiliitto kannattaa jatkokehitystä. Onnistuessaan huoneistotietojärjestelmä lisää alan läpinäkyvyyttä, poistaa turhaa työtä ja mahdollistaa uusia palveluita.

Kannamme kuitenkin huolta hankkeen valmistelun nopeudesta, aikataulusta ja eri toimijoiden valmiudesta. Huolta on herättänyt myös taloudellisten vaikutusten arviointi, sillä hankkeen useat toimijat ovat sitä mieltä, että jatkokehityksen yhteydessä tehdyt työmäärä- ja kustannusarviot ovat pahasti alakanttiin. Samaa mieltä on myös Isännöintiliitto.

Jatkokehityshankkeessa ei saa tehdä samoja virheitä kuin ensimmäisessä vaiheessa. Siirtymäaikojen on oltava riittävän pitkät, ja järjestelmien on oltava valmiita ennen uusien velvoitteiden voimaantuloa.

Huoneistotietojärjestelmän jatkokehityksestä puhuttaessa puhutaan aina myös isännöitsijäntodistuksen tiedoista. Isännöitsijäntodistuksella isännöinti antaa ylläpitämäänsä tietoa taloyhtiön tiedoista ja tilanteesta. Isännöitsijä vastaa tiedon tallentamisesta ja päivittämisestä. Nämä asiat eivät muutu huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshankkeen myötäkään, vaan isännöinti vastaa jatkossakin tietojen oikeellisuudesta riippumatta siitä, mistä kanavasta ja missä muodossa tiedot saajalle luovutetaan.

Jatkokehityshankkeen ensimmäisessä vaiheessa teknisistä ja taloudellisista tiedoista rakenteistetaan koneluettavaan muotoon tehdyt korjaukset, korjaustarveselvitykset, osakasmuutostyöt, yhtiölainat sekä pääoma- ja yhtiövastikkeet. Nämä tiedot eivät vielä kata kaikkea isännöitsijäntodistuksella kerrottavaa tietoa. Toki pitkällä aikavälillä tarkoitus varmasti on, että huoneistotietojärjestelmä kattaa isännöitsijäntodistuksen koko tietosisällön, mutta siellä ei olla vielä pitkään aikaan.

Tällä hetkellä isännöitsijäntodistuksen tiedot tarjotaan perinteisesti pdf-muodossa, mutta jatkossa tiettyjä tietoja saadaan huoneistotietojärjestelmästä. Isännöinnin liiketoiminta ei tässä mielessä ole millään tavoin uhattuna.

Järjestelmätoimittajilla on karkeasti kaksi roolia osakeluettelojen siirrossa:

1. Siirtotiedoston tuottaminen
2. Tietopalvelun käyttöönotto

Isännöinti saattoi hyödyntää isännöintijärjestelmästä saatavaa siirtotiedostoa osakeluetteloiden siirron tukena. Jokaisesta yhtiöstä oli oma siirtotiedosto, joka vietiin manuaalisesti Maanmittauslaitoksen siirtopalveluun.

Toinen järjestelmätoimittajan keskeinen rooli on tietopalvelun tarjoaminen. Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, voidaan tietoja hakea rajapinnan kautta huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään – esimerkiksi muutokset omistajien tiedoissa voidaan tuoda tiedoksi myös isännöintijärjestelmään. Tietopalveluiden käyttö saattaa olla isännöinnille maksullinen lisäpalvelu.

Isännöintiliittoa huolestuttaa järjestelmien valmius vastata uusiin velvoitteisiin. Ensimmäinen vaihe on osoittanut sen, että niin Maanmittauslaitoksen järjestelmät ja rajapinnat kuin alan yksityiset järjestelmätoimittajatkin ovat olleet takamatkalla toiminnallisuuksien kehittämisessä. Koska hanke on valtava kokonaisuus erilaisia teknisiä velvoitteita ja laintulkintoja, on matkan varrella ilmennyt paljon yllätyksiä, joita ei ole osattu ottaa huomioon riittävän aikaisin. Viime hetken muutokset ovat viivästyttäneet järjestelmäkehitystä ja pakottaneet tekemään lakimuutoksia, jotta järjestelmät, laki ja käytäntö vastaavat toisiaan.

Ykkösvaihe, eli osakeluetteloiden siirto, on monella tapaa yksinkertaisempi kokonaisuus kuin jatkokehityshankkeen odotetaan olevan. Jatkokehityksen onnistuminen nojaa vahvasti onnistuneeseen järjestelmäkehitykseen, mutta hankkeen valmistelussa ei ole otettu riittävästi huomioon sitä mahdollisuutta, että järjestelmät eivät valmistukaan. Jos koko hankkeen tavoite on saada isännöitsijäntodistuksen tiedot kulkemaan eri toimijoiden järjestelmien välillä ja järjestelmät eivät toimikaan toivotulla tavalla, jäävät hankkeen hyödyt toteutumatta.

Ensimmäisellä ja jatkokehitysvaiheella on se tekninen ero, että ensimmäisessä vaiheessa osakeluettelot siirretään manuaalisesti huoneistotietojärjestelmään. Siirron jälkeen tietoa tuodaan tietopalvelulla huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään. Jatkokehityksen tarkoitus on, että tieto virtaa nimenomaan isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään automaattisesti ja säännöllisesti eli logiikka toimii ikään kuin toisin päin.

Vaikka rajapintaa on rakennettu, tarkoittaa jatkokehitysvaihe valtavaa lisätyötä, kun isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän toiminnallisuuksia sovitetaan ja tietoja rakenteistetaan.

Kun isännöintijärjestelmäkenttä keskittyy, isännöintiyrityksillä ei juuri ole valinnanvaraa vaihtoehtoiselle järjestelmälle. Isännöintiyritysten toiminnassa jonkinlainen järjestelmä on kuitenkin välttämätön.

Käytössä olevan järjestelmän rooli korostuu, kun velvoitteet tuottaa ja välittää tietoa lisääntyvät huoneistotietojärjestelmän myötä. Jos isännöinnin käyttämästä järjestelmästä puuttuu huoneistotietojärjestelmään liittyviä toiminnallisuuksia tai ne eivät palvele isännöinnin arkea riittävästi, isännöinnin on vaikeaa jollei mahdotonta huolehtia taloyhtiöiden tiedonantovelvollisuuksien täyttämisestä.

Järjestelmäkentän keskittyminen johtaa siihen, että vaikka isännöinti olisi tyytymätön palveluntarjoajaansa, markkinoilla ei ole parempaakaan vaihtoehtoa. Keskittymisen takia yksittäinen toimija saattaa myös vaikuttaa tarpeettoman paljon jatkokehityshankkeeseen liittyvän tiedon standardoinnin määrittelyyn tai jättää kehittämättä toiminnallisuuksia riittävän hyväksi, koska kilpailun puuttuessa se ei ole liiketoiminnallisesti välttämätöntä.

*MML:n taloyhtiön hallinnoinnin yhteistyöryhmässä ja Isännöintiliiton HTJ-verkostossa on osittain samat henkilöt. Isännöintiliiton verkosto voi sparrailla aiheita ennen MML:n tapaamisia.

Lisäksi 18.4.2024 on aloittanut uusi lakisääteinen yhteistyöryhmä, jossa toimii kaksi isännöintialan edustajaa Isännöintiliiton jäsenyrityksistä. Ryhmän tehtävä on kehittää ja ylläpitää yhtiöiden teknisten ja taloudellisten tietojen vakiointia. Ryhmässä on myös taloyhtiöiden, kiinteistönvälityksen, pankkien, tilitoimistojen ja viranomaisten edustajia. Edustajat kutsutaan mukaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan.

Kun ensimmäinen vaihe, osakeluetteloiden siirto, alkaa olla hyvässä vauhdissa, Isännöintiliitto keskittyy vaikuttamaan etenkin huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshankkeen etenemiseen ja lainsäädäntöön.

• Isännöintiliitto on panostanut yhteistyöhön Maa- ja metsätalousministeriön sekä Maanmittauslaitoksen kanssa. Olemme järjestäneet yhteisiä webinaareja ja puheenvuoroja, olemme osallistuneeet toistemme tapahtumiin ja järjestäneet säännöllisiä yhteistyöpalavereja. Vahvalla yhteistyöllä on saavutettu Isännöintiliiton tavoitteita ja lisätty avointa keskustelua ja ymmärrystä.
• Huoneistotietojärjestelmä on saatu nousemaan myös mediaan. Julkinen keskustelu on tärkeää, koska huoneistotietojärjestelmän jatkokehitys on vaikea ja monitasoinen kokonaisuus.
• Kesällä 2022 lakimuutosehdotuksen lausuntokierroksella Isännöintiliitto onnistui tavoitteessaan vahvistaa isännöinnin roolia ja merkitystä sekä vaikuttaa tietojen ja tietopäivitysten frekvenssiin. Useat Isännöintiliiton ehdottamat muutokset päätyivät osaksi lakimuutosehdotusta.
• Isännöintiliitto alkoi tehdä järjestelmäselvitystä, jonka ensimmäinen vaihe (jäsenkysely) toteutettiin vuonna 2022. Järjestelmäselvitys tukee vahvasti myös huoneistotietojärjestelmään vaikuttamista. Järjestelmäselvitystä on ohjannut jäsenistä ja Isännöintiliiton henkilökunnasta muodostettu ohjausryhmä. Järjestelmäselvitys jatkuu vuonna 2024.
• Isännöintiliitto on järjestänyt koulutusta ja pitänyt puheenvuoroja jäsenistölleen. Huoneistotietojärjestelmä on kuulunut lähes kaikkien tapahtumien ohjelmaan, ja lisäksi jäsenistön kanssa on käyty tiivistä keskustelua. Myös Isännöintiliiton tuottamissa muissa sisällöissä huoneistotietojärjestelmä on ollut vahvasti esillä.
• Vuonna 2023 yhteistyötä MML:n, jäsenten ja muiden keskeisten sidosryhmien kanssa edelleen tiivistettiin ja mediatyötä lisättiin.
• Vuonna 2024 Isännöintiliitto lisää resurssejaan HTJ-vaikuttamiseen.