Tietosuojaseloste: Isännöintiliiton asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Tietosuoja Isännöintiliitossa

Henkilötietojen huolellinen käsittely on meille Isännöintiliitossa tärkeää. Käsittelemme henkilötietoja voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen sekä huomioiden hyvät käytännöt tiedonhallinnassa sekä tietojen käsittelyssä. Meille on tärkeintä, ettei rekisteröityjen yksityisyys vaarannu.

Tässä selosteessa kerromme, kuinka käsittelemme henkilötietoja asiakas- ja sidosryhmärekisterissä. Tarkemmissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Jenni Valkamaan, toimisto@isannointiliitto.fi

Isännöintiliitossa keräämme asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja asiakkuuden hoitamiseksi ja Palveluverkostotoiminnan käytännön toteuttamiseksi. Lisäksi keräämme sidosryhmien edustajien tietoja sidosryhmäyhteistyön toteuttamiseksi ja potentiaalisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja markkinointitarkoituksessa. Rekisteriin on kirjattu seuraavat henkilötiedot:

• olemassa olevien ja potentiaalisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden, Palveluverkoston asiantuntijahaastateltavien ja sidosryhmän edustajien nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä asiakkuuteen liittyvät tiedot. Tapahtumien järjestämistä varten kerätään tietoa henkilön ruokarajoitteista.

Kerätyt henkilötiedot saamme rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi tietoja voidaan saada asiakasyrityksen tai sidosryhmän, johon rekisteröity kuluu, yhteyshenkilöltä/edustajalta, sekä yritysten verkko-osoitteista. Varmistaaksemme henkilötiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Tietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröity toimii yrityksen yhteyshenkilönä, Palveluverkoston asiantuntijahaastateltavana, sidosryhmän edustajana ja asiakassuhteen keston ajan. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään tarpeellisin osin esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Tapahtumien järjestämisen yhteydessä kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se tietojen käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Markkinointitarkoituksiin kerätyn henkilötiedon poistamme rekisteröidyn pyynnöstä.

Tarvitsemme henkilötietoja, jotta voimme täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteemme. Käytämme tietoja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, asiakasviestintään, asiakaspalvelun tuottamiseen ja kehittämiseen sekä laskutukseen ja perintään. Tietoja voidaan käyttää myös markkinointiin, tapahtumien järjestämiseen ja kyselyjen tekemiseen.

Käsittelemämme henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan työntekijät ja alihankkijat suojatuilla työasemillaan, joihin kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella. Varmistamme, että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellytämme tätä myös omilta alihankkijoiltamme. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön puitteissa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.