Digillä eroon tuplatyöstä

Isännöinti Granbergilla viesti kulkee nykyisin asiakkaan luo muutamalla hiiren klikkauksella.
Taloyhtiösivujen käyttöönotto on tuonut turkulaiselle isännöintiyritykselle tyytyväisempiä ja asumisasioista paremmin tietoisia asiakkaita. Samalla sivut ovat keventäneet henkilökunnan työtä esimerkiksi viestinnän osalta.

Isännöinti Granberg Oy lähti suunnitelmallisesti lisäämään sähköistä palvelua asiakkailleen. Yrityksen sivut uudistettiin 2016 ja keväästä 2017 lähtien taloyhtiöiden asukkaat, osakkaat ja hallitukset ovat päässet käyttämään taloyhtiökohtaisia sivuja eli Asumisinfoa.

– Lähdimme kehittämään sähköistä viestintää, koska halusimme eroon tuplatöistä. Esimerkiksi yleistiedotteet laitetaan nykyisin pääosin taloyhtiöiden kotisivuille, ja niistä lähtee sähköposti järjestelmään kirjautuneille asukkaille. Isännöintijärjestelmä ja Asumisinfo keskustelevat keskenään, jolloin puhutaan vaan muutamasta hiiren klikkauksesta, kun tieto saadaan jakoon, kuvailee yrityksen viestinnästä vastaava isännöitsijä Tiia Granberg.

Aiemmin yritys joutui valmistamaan samasta aiheesta kaksikin tiedotetta, kun sähköpostia toivoneille kirjoitettiin sähköpostiviesti ja muille jaettiin paperi­tiedote postiluukkuihin tai taloyhtiön ilmoitustaululle.

– Pari päivää tiedottamisen jälkeen saatoimme saada samasta aiheesta vielä puhelintiedusteluja, koska moni hukkasi tiedotteen keräyspaperin joukkoon, ­Granberg­ muistelee.

Ajankohtainen sisältö saa asukkaan palaamaan sivuille

Tiedotusta sujuvoittaa nykyisin myös yrityksen käyttöön ottama Asumisen tietopankki, jonka kautta taloyhtiösivuille saadaan tarkistettua ja ajankohtaista sisältöä­. Granbergin mukaan päivittyvä tieto on yksi syy, joka tuo asukkaita sivuille.

– Lisäksi muistutamme sivuista aina yhteydenottotilanteissa ja asiakas­yhtiöiden hallitusilloissa. Elokuussa herättelimme muistutuskirjeellä osakkaita ja asukkaita sivuille.

Täysin ei paperitiedottamisesta ja puhelimitse tapahtuvasta asiakaspalvelusta ole yrityksessä luovuttu, sillä osa asiakaskunnasta on iäkästä eikä omista tietokonetta. Muutama taloyhtiö ei myöskään ole vielä ottanut taloyhtiösivuja käyttöön.

– Hallituksen jäseniä, joilla ei ole sähköpostiosoitetta on yhden käden sormilla laskettava määrä. Heille laitamme tärkeimmistä asioista yhä paperipostin tai tekstiviestin, sanoo Granberg.

Isännöinti Granberg Oy valittiin kärkikolmikkoon Isännöintiyritys 2017 -kategoriassa, kun Isännöintiliiton jakoi vuoden parhaiden palkinnot Isännöint­ipäivillä Tampereella. Isännöintiyritys sarjassa etsittiin yrityksiä, jotka hyödyntävät monipuolisesti digitaalisuutta asiakkaiden hyväksi. Isännöinti Granberg Oy sai kiitosta suunnitelmallisesta digitaalisten kanavien hyödyntämisestä isännöintityössä.

Uutishuoneeseen