Asumisen digitalisaatio käynnissä – ”Murros mullistaa isännöintialan yrityskentän”

Asumisen digitalisaation pohjaa rakennetaan Suomessa laajemmin kuin koskaan ennen. Käynnissä oleva taloyhtiöiden tietojen siirtäminen sähköiseen huoneistotietojärjestelmään luo pohjaa palvelujen kehittämiselle. Isännöintiliiton Mia Koro-Kanerva näkee, että murros ajaa isännöintiyrityksiä yhdistymään.

Vuoden 2023 loppuun mennessä kaikkien suomalaisten osakehuoneistojen omistajatietojen tulee löytyä kansallisesta sähköisestä huoneistotietojärjestelmästä. Muutos helpottaa muun muassa sähköistä asuntokauppaa ja luo pohjaa esimerkiksi asumisen palvelujen kehittämiselle.

– Me suomalaiset emme välttämättä ole pysähtyneet miettimään muutoksen suuruutta. Koteihimme liittyvä data siirtyy isännöintitoimistojen mapeista ja taloyhtiöiden arkistoista sähköiseen järjestelmään, mikä mullistaa mahdollisuudet kehittää asumista kokonaisuutena, Isännöintiliiton toimitusjohtaja Mia Koro-Kanerva sanoo.

Murroksen myötä isännöintialan yrityskenttä muuttuu

Tietojen siirrossa uuteen huoneistotietojärjestelmään on kyse taloyhtiöiden tiedoista ja suurin hyöty koituu tavallisille suomalaisille. Käytännössä isommissa taloyhtiöissä taloyhtiön hallitus ei kuitenkaan voi tehdä siirtoa, vaan työn tekemisestä sovitaan isännöitsijän kanssa.

Isännöintiliitto selvitti muutoksen isännöintiyrityksille aiheuttamaa työtaakkaa. Selvityksen mukaan yksittäisen taloyhtiön osakeluettelon siirtoon kuluu noin yksi työpäivä taustaselvittelyineen. Yhdellä isännöitsijällä on hoidettavanaan keskimäärin 20–25 taloyhtiötä, joten siirtoon kuluu helposti kuukauden työaika.

– Siirtotyö ei onnistu iltapuhteena, vaan siihen on pystyttävä irrottamaan merkittävästi työaikaa. Keskimääräisessä isännöintiyrityksessä on 3–7 työntekijää. Näissä yrityksissä on vaikea irrottaa henkilöstöä kehitystöihin. Käytännössä murros ja erityisesti suunniteltu jatkokehitys ajaa useat isännöintiyritykset yhdistymään suuremmiksi toimijoiksi, joiden on helpompi organisoida muutos ja siihen liittyvät kehitystyöt. Murros mullistaa isännöintialan yrityskentän. Pienille yrityksille on edelleen oma paikkansa ja asiakaskuntansa, mutta muutokset vaativat täysin uudenlaista ketteryyttä ja digivalmiuksia., Koro-Kanerva sanoo.

Alan suurimmissa isännöintiyrityksissä muutosta tekevät kokonaiset kehitystiimit. Isännöintiliiton selvityksen mukaan työaikaa osakeluetteloiden siirtoon voi suurimmissa yrityksissä kulua jopa yli 10 henkilötyövuotta.

– Tässä ei ole kyse vain lyhyestä projektista, vaan koko toimialan pitkäaikaisesta muutoksesta. Vastaava digitalisaatiomurros on jo nähty majoittamisessa sekä isojen vuokra-asuntotoimijoiden parissa. Digitalisaatio tekee taloyhtiömaailmasta avoimemman ja kuluttajaystävällisemmän, mutta matka muuttaa koko toimialaa, Koro-Kanerva sanoo.

Murroksen ensimmäinen vaihe on käynnissä – seuraavasta vaiheesta päättävät poliitikot tänä syksynä

Matka on vasta alussa. Tällä hetkellä, niin sanotussa huoneistotietojärjestelmän ensimmäisessä vaiheessa, siirretään kaikkien taloyhtiöiden osakeluettelotiedot huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.

–  Ensimmäinen vaihe on nyt vahvasti työn alla. Tällä hetkellä vasta hieman yli 5 % vanhoista taloyhtiöistä on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Monissa muissa taloyhtiöissä valmistelut ovat käynnissä. Isännöintiyritysten käyttämät suuret tietojärjestelmätoimittajat valmistelevat pohjaa tiedonsiirroille. Lisäksi isännöintiyritykset auttavat taloyhtiöitä päättämään asiasta, tarkistavat pohjatietoja ja valmistelevat siirtoa, kuvailee Isännöintiliiton kehityspäällikkö Ira Tenhunen.

Lisäksi kuluvan syksyn aikana päätetään lakimuutoksista niin sanottuun toiseen vaiheeseen liittyen. Tuolloin tarkoituksena on siirtää huoneistotietojärjestelmään muun muassa tiedot taloyhtiölainoista, vastikkeista ja korjauksista.

– Käynnissä oleva osakeluetteloiden siirto on vasta alkusoittoa. Selvityksemme mukaan myös poliittisen päätöksenteon tukena esitetyt työmääräarviot ovat vakavasti alikanttiin. Murros siis vain kiihtyy tulevina vuosina, kertoo Mia Koro-Kanerva.

FAKTAT: Mitä kerrostaloasukkaan pitää tietää huoneistotietojärjestelmästä?

1. Huoneistotietojärjestelmään siirretään vuoden 2023 loppuun mennessä tiedot asunto-osakeyhtiöiden osakkeista eli huoneistoista ja niiden omistajista.
2. Taloyhtiön hallitus päättää osakeluetteloiden siirrosta. Käytännössä hallituksen tulisi sopia isännöitsijän kanssa, milloin ja miten siirto tehdään sekä siirron kustannuksista. Siirto ei kuulu automaattisesti isännöintisopimukseen.
3. Isännöitsijä osaa kertoa sopivimman ajankohdan siirrolle. Tämä riippuu esimerkiksi taloyhtiössä mahdollisesti käytössä olevan tietojärjestelmän valmiudesta tehdä siirto.
4. Siirron jälkeen jokainen osakas hakee omistukselleen sähköistä omistajamerkintää Maanmittauslaitokselta. Merkintää on haettava 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta tai kun osakehuoneisto vaihtaa ensimmäisen kerran omistajaa siirron jälkeen.
5. Lisätietoa löytyy Maanmittauslaitoksen sivuilta.