Yhtiökokouksien pitämisestä paljon kyselyitä – näin ne pidetään turvallisina

Korona-kevät on sekoittanut taloyhtiöiden kokousten pitämistä. Nyt monessa yhtiöissä halutaan taas pitää yhtiökokous perinteiseen tapaan paikan päällä, kun Suomen hallitus kertoi rajoitusten lieventämisestä 1.6. alkaen. Kokousjärjestelyissä pitää kuitenkin edelleen huomioida osakkaiden ja isännöitsijöiden turvallisuus.

Isännöintiliitto suosittelee edelleen, että taloyhtiöiden kokouksia pidetään etäosallistumista hyödyntäen.

– Rajoitusten lieventämisestä huolimatta terveys ja yhdenvertaisuus tulee edelleen huomioida. Hallitus suosittelee, että ikäihmisten kannattaisi edelleen välttää fyysisiä kontakteja. Tämä täytyy huomioida ja muistaa, että myös ikäihmisillä ja riskiryhmäläisillä tulee olla mahdollisuus osallistua päätöksentekoon, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Laura Lithenius painottaa.

Etäosallistuminen mielletään usein hyvin tekniseksi, mutta se onnistuu vaikka puhelimitse tai perinteisellä postilla. Valtakirjalla osakas voi valtuuttaa toisen henkilön osallistumaan puolestaan kokoukseen.

Vaikka osakkaat osallistuisivat kokoukseen etäyhteyksien avulla, on lain mukaan myös perinteinen kokous järjestettävä kokouspaikalla. Tällöin riittää, että kokouspaikalla on läsnä yksi osallistuja, esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja. Jos kokouspaikalle tulee useita osallistujia, täytyy osakkaiden ja isännöitsijän turvallisuus huomioida tarkkaan kokousjärjestelyissä.

– Poikkeuksellinen tilanne aiheuttaa ihmisille huolta, jota taloyhtiöissä voi hälventää toimimalla rauhallisesti ja johdonmukaisesti sekä tiedottamalla asioista, kuten kokouksen poikkeuksellisista järjestelyistä. On tärkeää, ettei ketään pelotella tai toisaalta vähätellä kenenkään pelkoa, Lithenius sanoo.

Muistilista taloyhtiöiden kokouksiin:

• Sairaana jäädään kotiin. Kokouksiin ei tulla paikalle sairaana tai oireilevana. Kenelläkään ei ole velvollisuutta kertoa muille terveystietojaan, mutta muut osallistujat täytyy ottaa huomioon. Sairastapauksessa päätöksentekoon voi osallistua esimerkiksi antamalla jollekin muulle valtakirjan.
• Käsihygienia. Osallistujia voi pyytää huomioimaan hyvän käsihygienian. Kokouspaikalla on hyvä olla käsienpesumahdollisuus saippuan kera tai heti ovella tarjolla käsidesiä.
• Kokoustilat. Kokoustilojen tulee olla riittävän suuret, sinne täytyy päästä turvallisesti ja ainakin tilan pinnat täytyy puhdistaa ennen kokousta ja kokousten välissä.
• Turvavälit. Pienemmässä kokouksessa turvavälit voi toteuttaa väljillä istumajärjestelyillä. Suuremmassa yhtiökokouksessa täytyy miettiä tilajärjestelyt niin, että turvaväli muihin osallistujiin on mahdollinen. Tarvittaessa kokouksen voi hajauttaa eri tiloihin, jotka ovat lähellä toisiaan. Tilat voivat olla yhteydessä esimerkiksi sähköisen kokousjärjestelmän kautta ja kummassakin tilassa on joku henkilö moderoimassa kokousta. Joissakin taloyhtiöissä kokouksia on järjestetty myös ulkona.
• Tarjoilut. Kokouspullat ja muut yhteisiä ottimia vaativat tarjoilut kannattaa jättää väliin.
• Kokouksen sujuvuus. Kokouksen sujuvuuteen kannattaa panostaa tavallistakin enemmän, jotta samassa tilassa ei tarvitse olla pitkään. Materiaalit kannattaa toimittaa osakkaille ajoissa ja liittää mukaan saate, jossa pyydetään huomioimaan kokouksen erityisjärjestelyt.
• Etäyhteydet. Mahdollisuus osallistua päätöksentekoon etäyhteyksien avulla kannattaa tarjota halukkaille. Näin voidaan vähentää fyysiseen kokoukseen tulevien määrää.

Hyödynnä myös samaa teema käsittelevä asukastiedotepohja, joka löytyy maksuttomasta tiedotepaketistamme.

Lisätietoja:

Laura Lithenius
lakiasiantuntija
laura.lithenius@isannointiliitto.fi

Uutishuoneeseen